Funkce ELOoffice 8.0:

Nové intuitivní uživatelské rozhraní - Struktura menu nového uživatelského rozhraní byla upravena. Uživatelé nyní mají mnohem rychlejší a snazší přístup k jednotlivým funkcím ELOoffice. Navíc jsou k dispozici různá barevná schémata umožňující individuální nastavení.

Ověření kontrolních součtů - Při novém uložení určitého dokumentu do archivu se vytvoří kontrolní součet obsahu dokumentu. Pomocí této informace pak lze později kdykoliv prověřit, zda se souborem někdo manipuloval a zda kontrolní součet sedí.

Odeslání ve formátu PDF - Každý dokument lze přímo z ELOoffice odesílat ve formátu PDF, aniž by musel být konvertován do PDF přímo v archivu. Konverze se provede přímo při odeslání. Tato funkce zajistí, že příjemce obdrží všechny dokumenty ve formátu PDF nezávisle na tom, v jakém formátu jsou v archivu ELOoffice uloženy.

Konverze dokumentu do formátu PDF/A - Pro dlouhodobou archivaci lze nyní dokumenty také konvertovat do formátu PDF/A. Výhodou je, že dokumenty jsou čitelné i po mnoha letech.

Uložení digitálního podpisu - V případě, že je dokument digitálně podepsán, bude podpis zařazen do archivu společně s dokumentem. V archivu pak podepsaný dokument poznáte podle ikonky dig. podpisu na středové liště. Digitální podpis se hodí například při předkládání účtů finančnímu oddělení. Pokud není účtenka opatřena digitálním podpisem, finanční oddělení ji jednoduše neproplatí.

Sešívání PDF dokumentů - V Zásobníku lze nyní kromě dokumentů TIFF sešívat a rozešívat také PDF dokumenty. To je výhodné tehdy, pokud MFP skener vytváří PDF dokumenty, nikoliv dokumenty TIFF, a tyto jednotlivé dokumenty je potřeba oddělit nebo naopak sloučit do vícestránkových dokumentů.

Automatické vytvoření evidenční karty - Do evidenční karty může být nyní jako cíl archivace zadána specifická informace z obsahu samotného dokumentu. Informací může být název souboru, datum jeho vytvoření či velikost. Dále lze vybrat určité informace, které Windows Explorer zobrazuje pod volbou „Vlastnosti“, jako například autora nebo titul. U souborů JPEG lze navíc automaticky načíst uloženou EXIF informaci.

Stanovení termínu opětovného předložení - Při archivaci dokumentů lze stanovit, aby se při uložení automaticky vytvořil termín opětovného předložení. Například při uložení faktury se ihned stanoví termín dalšího předložení, který umožní kontrolu dodržení lhůty splatnosti.

Zobrazení dokumentů v ZIPu - Obsah zazipovaných dokumentů si lze prohlédnout přímo v okně náhledu ve stromové struktuře.Navíc lze jednotlivé dokumenty otevřít nebo je uložit, aniž by bylo potřeba ZIP nejdříve rozbalit.

Slideshow - ELOoffice 8.0 je teď vybaven jednoduchým slideshow režimem. Vybrané dokumenty či obrázky lze v tomto režimu zobrazovat postupně na celé obrazovce.

Drag & Drop - Dokumenty lze nyní myší přetáhnout z náhledu archivu, z karty Vyhledávání nebo z karty Zásobník do okna průzkumníka Windows nebo na plochu počítače.

Přímé vyhledávání - S funkcí přímého vyhledávání lze dokumenty nalézt rychleji a snáze. Hledá-li uživatel všechny dokumenty k jednomu pojmu, může použít právě přímé vyhledávání.V tomto případě není důležité, zda se pojem nachází v evidenční kartě, ve fulltextu nebo v komentářích k verzím – zobrazí se všechny nalezené dokumenty obsahující tento pojem.

Mluvené poznámky k dokumentu - K dokumentu můžete nově snadno vytvořit a uložit mluvenou poznámku jako přílohu k souboru.

Asistent archivace - Tato nová funkce šetří spoustu času při archivaci dokumentů do archivu. Uživatel vytvoří evidenční kartu pro určitý typ dokumentu a pro další stejné dokumenty již není nutné vyplňovat vlastní evidenční kartu, dokumenty budou zařazeny na správné místo archivu.

Automatické vytvoření cesty při archivaci - V evidenční kartě dokumentu lze nastavit, aby archivace dokumentu proběhla i v případě, že skříň nebo šanon nebude nalezen. V tomto případě se chybějící skříně a šanony vytvoří automaticky.

Zde si můžete prohlédnout ukázkové screenshoty (pro větší velikost, klikněte na obrázek):

Ceník: