Cíl

„Měli jsme dva specifické důvody proč uvažovat o elektronickém archivačním systému", uvažuje projektový manažer Frank Dubberke. „ Za prvé bylo nutné udělat konečně pořádek ve smlouvách s našimi obchodními partnery - máme uzavřených okolo 7000 smluv. Za druhé bylo nezbytné vybudovat systém fakturace propojený s existujícím systémem SAP R/3 - který by byl nadále zdrojovým systémem i po zavedení elektronického archivu. V úvahu musela být brána i možnost napojení systému na Lotus Notes a používaný operační systém Microsoft Windows. Poprvé jsme se myšlenkami na zavedení DMS systému začali zaobírat už v roce 2003.

Analýza

„Fáze příprav byla v podstatě docela nezajímavá", připomíná projektový manažer. „Udělali jsme počáteční výběr asi z 15-20 produktů, z nichž 3 prošly do dalšího kola, kde jsme si nechali udělat prezentaci řešení. DMS systém ELOprofessional udělal dojem na projektový tým ve všech klíčových oblastech.

Rozhodnutí

Intuitivní používání bylo jistě jedním z aspektů, které nás vedly k výběru ELO, samozřejmě vedle otevřené architektury a rozšiřitelnosti systému", říká po krátkém zamyšlení Frank Dubberke.„Můžete rychle a jednoduše implementovat individuální požadavky použitím visual basic skriptů, což se mně osobně velmi líbilo".

Pilotní projekt

„Pilotní projekt s ELOprofessional 4.0 jsme spustili v říjnu 2003, ten běžel do ledna 2004. V únoru 2004 projekt odstartoval živým nasazením a to zpočátku ve dvou oblastech - skenování a archivace faktur dodavatelů a replikace dat z databáze uzavřených smluv do elektronického archivu. "Od ledna 2005 odstartoval projekt i v ostatních oblastech. Původně bylo v plánu provést aktualizaci na ELOprofessional 5.0 v průběhu 1. poloviny roku 2006. Avšak výhody, které nabízelo řešení ELOenterprise na bázi JAVA, jako nezávislost na platformě a škálovatelná systémová architektura, přesvědčily projektový tým ještě chvilku počkat.
ELOenterprise umožňuje rozdělení serverových procesů na jednotlivé servery, čímž je zajištěno, že jednorázový výpadek hardwaru nevyvolá zhroucení celého systému. Po zvážení všech pro a proti se společnost rozhodla rovnou pro aktualizaci na ELOenterprise. Ta byla provedena na konci roku 2006 společně s implementací nového modulu Lotus Notes ArchiveLink pro archivaci emailů na serveru.

Výzvy

„Na začátku jsme docela zápasili s napojením na SAP, ale nakonec jsme to zvládli. V této souvislosti se mi ale vybavuje jiná významná událost", říká projektový manažer při ohlédnutí zpět. „ Když jsme se během řešení napojení ELOenterprise blíže podívali na rozhraní SAPu, napadla nás myšlenka znovu zde SAP zavést. Od roku 1999 jsme zadali jeho outsourcing jiné společnosti. Následovalo intenzivní školení ve Walldorfu a najednou jsme měli SAP zpátky doma zároveň i s elektronickým archivem. To byl velmi positivní efekt spojený s řešením DMS otázky obecně. Jinak bychom o této variantě pravděpodobně nikdy neuvažovali."

Stav

Původní cíle byly dosaženy a společnost spustila používání ELOenterprise v oddělení obchodu a finančním oddělení. Archivace dokumentů nyní již probíhá do ELOenterprise a začaly se používat funkce jako automatická kontrola platebních termínů a jiné. Nyní projde firmou okolo 14 000 dokumentů ročně, což je skoro dvojnásobné množství, než se původně předpokládalo.

AKN počítá s tím, že objem archivovaných dat bude narůstat, převážně také díky archivaci emailů, kterou společnost zavedla. Na tuto skutečnost se připravili nákupem moderního zálohovacího a ukládacího systému DR550 od IBM, který je nasazen od ledna 2007. Jedná se o systém založený na velkém množství harddisků, jenž zároveň poskytuje vysoké možnosti kontroly a zabezpečení dat. Ovládání systému je dosaženo pomocí ELOprofessional linku na IBM Tivoli System Storage Manager DR550. Během prvního dne provozu bylo zařazeno do elektronického archivu více než 32 000 dokumentů z finančního oddělení. Objem úložiště 3,4 TB zajišťuje i do budoucna dostatečný prostor pro archivaci dalších dokumentů.

Zhodnocení systému a čísla

Zavedení DMS systému se oproti očekávání setkalo převážně s vřelým přijetím zaměstnanců společnosti. Často se lidem nechce měnit zaběhnuté pracovní postupy a obecně dělat jakékoliv změny, v AKN to naštěstí nebyl tento případ.
„ Naši kolegové si uvědomili výhody systému a zjistili, že si spoustu práce mohou ulehčit a zrychlit".

Celkově Frank Dubberke hodnotí implementaci DMS systému jako ´pozitivní a užitečnou´. „Je pravdou, že na ten samý projekt vám dva rozdílní lidé mohou dát i protikladné názory, ale v tomto případě si skutečně myslím, že zavedení ELOenterprise společnosti jen prospělo", říká.

Zde je pár čísel, která mluví za vše:

• 8 000 archivovaných faktur za devět měsíců
• 10 000 archivovaných plánů (nákresů, projektů) z oblasti konstrukce, signalizace a telekomunikace
• Celý přechod na DMS umožnil snížit provozní náklady společnosti o 20%. „To jsou pro nás významná čísla. Zaměstnanci zároveň ušetří poměrně dost času zpracováním svěřených úkolů", říká Frank Dubberke.
• Archivované faktury od dodavatelů - „ Už nyní jsme bez problémů překonali naše původní odhady 7 000 archivovaných faktur ročně. Od ledna 2005 do září jsme zařadili do elektronického archivu více jak 8 000 faktur".
• Vyhledávání -„Hledání faktur probíhalo dříve podle čísla faktury a zabralo spoustu času, vyhledání v archivu je nyní otázkou chvilky."
• Archivace velkoplošných výkresů - „ELO nám také pomohlo v archivaci velkoplošných výkresů, se kterými musíme pracovat. Máme dvě dceřiné skupiny, které pracují s výkresy: Konstrukce, s více než 5 000 nákresy ročně a Signalizace / Telekomunikace, také s více než 5 000 nákresy ročně."

Budoucnost

Plánujeme kompletní digitalizaci účetního oddělení. V budoucnu budou odchozí faktury automaticky digitálně archivovány v ELO a zařazovány do SAPu během tisku. V dceřiné společnosti AKN ( Gueterkraftverkehr Hamburg-Holstein GmbH) je již nasazen pilotní projekt a zatím vše funguje bez problémů.

Frank Dubberge, projektový manažer