GdP: „Správa dokumentů vytváří nové zdroje a zvyšuje efektivitu týmu"

S více než 15 000 členy jsou Bavorské policejní odbory jedním z největších zemských odborů v Německu. Aby mohl pracovat ještě efektivněji, přešel zemský svaz v Mnichově na elektronický systém správy dokumentů. O jeho každodenním používání informuje vedoucí IT a organizace pan Alexander Baschek v následujícím rozhovoru.

Jako zástupce zaměstnanců bavorské policie máte plné ruce práce. Počínaje rozsáhlou administrativou přes čilou korespondenci až po tarifní politiku. Již pět let používáte elektronický systém správy dokumentů. Jak k tomu došlo?

Alexander Baschek: To Vám řeknu rychle. Náš spisový archiv byl na konci své fyzické kapacity - nutně jsme potřebovali efektivní řešení. Po podrobném průzkumu, rozhovorech a testech s nejrůznějšími poskytovateli řešení nás přesvědčil elektronický systém správy dokumentů ELO od HOLME & Co z Augsburgu, což je business partner firmy ELO.

Po pěti letech používání již systém znáte velmi dobře. Jaké jsou vaše dojmy při každodenním používání systému?

Baschek: Efektivita zcela jasně vítězí. Všechny dokumenty a veškerá korespondence jsou k dispozici v digitální podobě a jsou kdykoliv přístupné na síti. Informace lze díky tomu obratem dál zpracovávat. A čím rychleji a přesněji se informace dostanou ke svému příjemci, tím úspěšněji plníme my jako odbory své domácí úkoly. Díky intuitivní správě dokumentů se systémem ELO navíc odpadá časově velmi náročné prohledávání a přebírání klasických spisových archivů. A konečně také ušetříme náklady na velké skladovací prostory.

Jaké výhody přináší elektronická správa dokumentů při vaší denní práci?

Baschek: Odpadá nesmyslná práce při opisování a vyhledávání a naši kolegové jsou tak se svými znalostmi více k dispozici. Informace jsou přehlednější a lze je získat během několika vteřin. Již během telefonátu stačí kolegům několikrát kliknout myší a již mají k dispozici podrobnosti ze spisu volajícího, mohou obratem pomoci či poskytnout informace přímo k tématu - a tento servis naše členy vždy ohromí. Kromě toho máme také díky krátkým dobám reakce šanci rychle reagovat na aktuální situace, které se nás jako zástupce zájmů policejních zaměstnanců či našich členů týkají, například na aktuální politická rozhodnutí či záležitosti, na které se soustředí pozornost veřejnosti.

Co říkají na toto zjednodušení práce Vaši kolegové?

Baschek: Již po půldenním školení, které provedla firma HOLME byli naši zaměstnanci přesvědčeni o tom, že způsob práce se DMS systémem je elegantní a pohodlný. Uživatel vidí své pracovní prostředí, na které je zvyklý, zobrazené na elektronické úrovni 1:1 - spisové skříně, pořadače a registry. Systém je pracovní prostředek, kterého bychom se už neradi vzdávali. Proto jsme systém správy dokumentů od HOLME doporučili také v mnoha jiných zemských obvodech a také spolkovému svazu. Jednoznačně pozitivní ohlas členů nám navíc ukázal, že přechod na tento systém bylo zcela správné rozhodnutí.

Jako vedoucí IT a organizace jste se přímo podílel na realizaci projektu. Jak probíhalo zavádění systému?

Baschek: Na začátku projektu analyzovali specialisté z firmy HOLME naši stávající situaci a během jednání analyzovali naše speciální požadavky. Ve fázi realizace pak byl elektronický program správy dokumentů individuálně upraven pro potřeby našich stávajících softwarových systému. Za pouhé čtyři dny bylo zavedení systému kompletně a hladce ukončeno. Formou na míru šitých školení pro naše jednotlivé odborné oblasti pak zástupci společnosti HOLME proškolili naše zaměstnance.

Jak se zatím změnil objem zpracovávaných papírových dokumentů?

Baschek: Úspory jsou naprosto mimořádné. Dříve jsme měli ročně kolem 20 běžných metrů papíru. Dnes se papíry omezují na každodenní došlou poštu, která je však pro další zpracování obratem digitalizována. Převážná část dopisů, informací a hlášení se k nám nyní dostává elektronickou cestou e-mailem či faxem. Dříve obsahoval jen náš archiv členů více než 400 samostatných šanonů. Dnes už je to pouhých 36 - méně než deset procent.

Policejní odbory Bavorsko:
• více než 15 000 členů
• 750 000 dokumentů v systému
• archiv spisů redukován o více než 90% díky profesionální správě dokumentů

Fakta o projektu:
• mimořádná úspora času při administrativních pracích
• rychlá výměna dat a přístup k po síti
• transparentní informace
• zvýšení efektivity díky bezpapírovému workflow
• individuální nastavení systému na míru
• dlouhodobá archivace dle zákonných předpisů
• úprava systému: 4 dny