Hlavní cíle:

• Správa obchodních případů
• Integrace MS-Office na DMS
• Integrace systému Twist Inspire s DMS
• Možnosti přístupu klientů přes Internet-Gateway
• Automatické kontroly průběhu zakázek
• Použití workflow pro oběh dokumentů

Předběžná analýza

Předběžnou analýzou byly stanoveny reálné cíle zavedení DMS a navrženy změny ve stávajících procesech. Bylo navrženo řešení pomocí systému ELOenterprise s cílem postupného přechodu na JAVA klienty.

Analýza současného stavu

Analýza probíhala jako workshop s cílem doladit procesy a postupy možnostem DMS. Byly popsány a přezkoumány veškeré procesy na jednotlivých pracovištích a byl konzultován stav technického zázemí pro nasazení systému - servery, skenovací pracoviště. Zároveň došlo k zásadní úpravě procesů, kde a kdy se dokumenty budou vkládat do systému.

Na základě těchto rozhovorů začala vznikat struktura arhivu včetně archivačních pravidel, první vzorky WorkFlow a metodických postupů pro práci s archivem.

Klíčové oblasti analýzy:

• tvorba dokumentů s čárovým kódem v servisním systému
• životní cyklus dokumentu
• automatické kontroly složek a upozornění na nekorektní stavy
• automatiky pro odeslání kompletních složek emailem
• technické vybavení pracoviště

Tým pro nasazení systému

Implementaci a zavádění systému prováděl výhradně certifikovaný ELOenterprise Business Partner. Pro řádné provedení pilotního projektu byly určeny zodpovědné osoby, včetně vrcholového vedení klienta.

Časový rámec projektu pro zavedení

Pro kompletní realizaci díla byl stanoven časový plán s konkrétním termínem začátku s harmonogramem dalších kroků. Časový harmonogram byl odsouhlasen zodpovědnými osobami.

Stav po implementaci systému

Veškeré dokumenty tvořené v servisním systému jsou automaticky opatřeny čárovým kódem, který dokument jednoznačně identifikuje. Systém ELOenterprise na záladě vytěžených informací z čárového kódu dokument automaticky zařadí do archivu. V průběhu zařazování dokumentů je průběžně automaticky kontrolován stav zakázkové složky. Systém automaticky rozpozná kompletně zpracovanou zakázku a poté spustí příslušné WorkFlow pro autorizaci zakázky manažerem kvality. Systém následně předá zakázkovou dokumentaci pratnerským subjektům.
Systém průběžně v klíčových místech kontroluje stav zakázkové dokumentace a informuje správce na nestandardní stavy.

Aktuální stav

V systému se zpracovávají desítky tisíc obchodních případů měsíčně. Každá složka obchodních případů má 8 - 10 dokumentů. Velikost archivu je v rádech 100GB. Systém je užíván na centrále společnosti a je brán jako jeden ze základních kamenů při zpracování dokumentů. Společnost umožňuje svým klíčovým partnerům náhled do archivu přes Internet Gateway.