Milník v řízení procesů

Mottem společnosti je vyrábět vysoce kvalitní produkty a poskytovat pro ně patřičný servis. Stejně přísné je vedení v nazírání na procesy uvnitř společnosti.

Standardní ukládání příchozích a odchozích dokumentů v papírové formě a jejich následná fyzická archivace se postupně, ale jistě, stávaly poměrně velkým problémem, který bylo třeba řešit. Fakt, že část dokumentů byla v papírové a část v digitální podobě způsoboval komplikace, když bylo třeba rychle se dostat k hledané informaci.

Společnost se rozhodla na základě výše zmíněných problémů pro zavedení DMS systému do každodenního řízení podniku. Původním plánem byla archivace všech důležitých dokumentů na jednoduché, plně automatizované platformě. Zároveň firma chtěla využít výhodu DMS řešení pro zavedení komplexního workflow s cílem optimalizovat postupy uvnitř a vně jednotlivých oddělení.

Projektový tým byl zřízen ze členů IT a dalších oddělení, za vedení pana Andrease Kleinelanghorsta, ředitele IT. Tým provedl analýzu existujících procesů a na základě jejích výsledků vznikla prvotní kritéria a požadavky na DMS systém. „Chtěli jsme dosáhnout nejvyšší možné úrovně automatizace. Zároveň bylo důležité implementovat DMS do našeho PPS systému ifax.OPEN, zajistit automatickou archivaci dokumentů a jejich indexaci pro následné vyhledávání", vysvětluje Andreas Kleinelanghorst. Současně řešení muselo být schopno úzce pracovat se všemi ostatními aplikacemi, které společnost používala, včetně aplikací Microsoft Office.

Výběr řešení

Společnost zhodnotila řešení od různých dodavatelů a úspěšnost implementace u jejich vlastních zákazníků. „Zjistili jsme, že mnohá řešení mohou nabídnout pouze částečnou automatizaci, která pro nás byla nepřijatelná. Předchozí zkušenost ukázala, že ruční zpracovávání dokumentů vedlo k problémům. Naším cílem bylo těmto problémům předejít a pokusit se minimalizovat počet lidí zapojených do archivace", pokračuje ředitel IT.

„DMS od ELO na nás udělalo dojem již na první pohled. To, co jsme hledali, bylo celé zastoupené v řešení ELOprofessional", shrnuje Andreas Kleinelanghorst.

Implementace

Implementace proběhla rychle a bez komplikací. Metoda integrace používaná business partnerem ELO umožnila rychlé a ekonomické zavedení systému. Projekt byl spuštěn v polovině prosince 2005. Prvním náročným cílem bylo zajištění automatické archivace všech dodacích listů a výkazů do úložiště ELOprofessional z rozhraní ifax.OPEN. Automatizaci archivace se podařilo spustit do reálného provozu již v lednu 2006. Dalším krokem bylo zavedení všech odeslaných dokumentů do ifax.OPEN, celou operaci se podařilo dokončit během čtyř dní ve stejném měsíci.

„Naprosto rozhodující bylo, že vše fungovalo na první pokus , jak jsme při přípravě řešení plánovali. V IT projektech to bohužel vždy není samozřejmostí. My jsme se ale mohli spolehnout na našeho integrátora, business partnera ELO. Propracovaná metodika projektu a dobře zvládnutá práce dodavatele značně přispěla k rychlé implementaci řešení. Všichni si uvědomovali závažnost celé operace" vysvětluje projektový manažer. „ Důležitým faktorem pro hladký průběh je samozřejmě i kvalita konzultačního týmu, který má implementaci na starosti."

Nastínění procesu archivace

Podatelna nyní archivuje přijaté dokumenty přímo do ELOprofessional. Dokumenty nejdříve vstoupí do PPS systému a je jim automaticky vygenerován a přidělen čárový kód obsahující číslo zboží. Následně je během skenování dokumentu čárový kód přečten a informace pro příslušný dodací list je kompletní. Když přijde faktura pro příslušný dodací list, může být jednoduše provedena kontrola s archivovaným dodacím listem. Došlé faktury jsou zároveň přístupné v PPS systému pro dodatečnou kontrolu faktur. Je vytvořen čárový kód a připojen k faktuře. Když je faktura po zaplacení naskenována, příslušný index je přečten Barcode modulem a zařazen do archivu. DMS systém nalezl také široké využití v prodeji a marketingu: od ukládání objednávek, výdejek, vyřízených objednávek, přes dodací listy, průvodky až po vydané faktury.

Snadná rozšiřitelnost systému

„Velkou výhodou je, že systém může být na míru upraven a případně rozšířen o další funkce. Díky tomu, že jsme se přímo účastnili konzultací a samotné implementace, získali jsme přímo patřičné know-how pro úpravu systému.

Rozšiřitelnost ELOprofessional spočívá v naprogramování vlastních visual basic skriptů pro různé operace. Naši programátoři mají s programováním skriptů nějaké předchozí zkušenosti a v případě potřeby se můžeme obrátit na našeho ELO Business partnera. Pro nás byl projekt zároveň určitým druhem školení, který nám poskytl nezbytné znalosti", dodává Andreas Kleinelanghorst.

Celkové výhody pro uživatele

Školení uživatelů pro práci se systémem probíhalo následujícím způsobem: Zaměstnanci, kteří již měli zkušenosti se skenováním, potřebovali jen půldenní zaškolení, aby byli schopni poradit si s novým systémem. Pro ty, co potřebovali v archivu dokumenty jen vyhledávat, bylo dostačující dvouhodinové školení. Prvotní zaškolení zajistil ELO Business-Partner, s dalšími si poradilo IT oddělení již samo.

Uživatelé si pochvalují skutečnost, že dokumenty mohou být nyní vyhledány rychle a bez námahy. „Například při expedici výrobků pracujeme s průvodkami. Každý den od nás vyráží až 60 kamionů se zbožím. Zatímco dříve byly průvodky zařazovány do standardních přihrádek a bylo obtížné je najít, s ELOprofessional to lze udělat stisknutím tlačítka", popisuje ředitel IT. „To samé s dodacími listy. Ty bývaly shromažďovány v průběhu pracovního dne a potom odevzdány do účtárny jako podklad pro fakturaci následujícího dne. Fakturovat bylo možno až následující den po odeslání zboží a vystavení dodacích listů. Nyní mají naši zaměstnanci přímý přístup k příslušným dokumentům a okamžitě vidí, kdy bylo zboží odesláno.
Nakonec jsme začali archivovat i emaily a ostatní standardní dokumentaci, na kterou narazíte v kancelářích. V budoucnu bychom rádi pomocí workflows pokryli celý náš projektový management výroby. To nebude lehký úkol. Momentálně je do procesu výroby zapojeno velké množství lidí a jednotlivé činnosti jsou poměrně komplexní. V aktuální fázi projektu se nyní analyzuje, jak procesy probíhají a jak mohou být optimalizovány za pomoci nového řešení. Slibujeme si minimalizaci času a zdrojů potřebných pro komplexní kontrolu projektů."

Potenciál pro budoucnost

„Nasazením ELOprofessional jsme zlikvidovali několik much jednou ranou. K chybám při archivaci již nedochází, automatizace procesu nám ušetřila dost peněz a ještě více času. Zároveň se nebojíme nových úkolů. Díky rozšiřitelnosti ELO jsme přesvědčeni, že si s výzvami budeme schopni poradit.", shrnuje Andreas Kleinelanghorst.