Oblast č.I

Digitalizace archivu stavebního úřadu

Původní stav

Ve fyzickém archivu jsou umístěny spisy v papírové podobě. V případě potřeby - např. je-li potřeba nahlédnout do spisu, referent(ka) jde do archivu a spis vyzvedne.

Možné problémy:

• Méně efektivní hledání spisů
• Vyšší pravděpodobnost znehodnocení starých spisů
• Komplikovaná logistika spisů (např. oběh spisů - sdílení spisů referenty atd.)

Současný stav

Spisy z fyzického archivu jsou na digitalizačním pracovišti postupně digitalizovány do elektronického archivu v prostředí ELOprofessional a opatřeny popisnými informacemi (v evidenčních kartách).

Spisy jsou následně zpřístupněny v elektronické podobě jednotlivým referentům pomocí klientských aplikací ELOprofessional (plnohodnotný klient - aplikace pro MS Windows, tenký klient - přístup k dokumentům pomocí internetového prohlížeče),
Do budoucna byla navržena možnost automatického vytěžení dat z vybraných digitalizovaných spisů.

Výhody:

• Výrazné zefektivnění vyhledávání spisů
• Eliminace možnosti znehodnocení starých spisů v případě digitalizace
• Efektivní logistika spisů

Oblast č.II

Příprava materiálů pro radu a zastupitelstvo

Původní stav

Z jednotlivých odborů se připravené materiály pro Radu a Zastupitelstvo města dostaly v papírové podobě odpovědné referentce, která zajistila jejich kompilaci, eventuální doplnění, zhotovení příslušného počtu kopií (cca. 25) a distribuci jednotlivým radním a zastupitelům.

Možné problémy:

• Velká spotřeba papíru (obsáhlá kolekce dokumentů identická pro všechny radní a zastupitele)
• Komplikovaná logistika dokumentů (sběra distribuce dokumentů)

Současný stav

Spisy jsou z jednotlivých odborů sbírány v papírové podobě a následně digitalizovány do elektronické podoby. Z digitalizovaných spisů jsou automaticky vytěžena vybraná data (popisné informace), která jsou uložena do evidenčních karet („košilek") jednotlivých dokumentů. Dokumenty jsou následně uloženy v přehledné stromové struktuře v archivu produktu ELOprofessional.

Dokumenty určené pro příslušné zasedání Rady a Zastupitelstva jsou pak přeneseny na CD-ROM, která jsou distribuována radním a zastupitelům. Ti disponují aplikacemi ELOoffice, které mají instalovány na svých počítačích (z valné části notebooky). Data z připravených CD-ROM si mohou prohlédnout jednak na jakémkoliv počítači bez nutnosti další instalace, neboť s exportovanou částí archivu je na CD-ROM uložen i volně šiřitelný prohlížeč. Dále mohou data využít tak, že je importují do aplikace ELOoffice, neboť obě verze jsou vzájemně datově kompatibilní. V aplikaci ELOoffice pak mohou radní a zastupitelé s daty plnohodnotně pracovat (např. včetně pořizování poznámek k jednotlivým dokumentům).

Výhody:

• Velké úspory papíru
• Efektivní logistika a distribuce dokumentů
• Možnost jednoduché a efektivní dlouhodobé archivace dokumentů včetně poznámek jednotlivých radních a zastupitelů