Spolehlivý a praktický software

Obytný automobil musí být, kromě spolehlivé konstrukce, zejména praktický. Eura Mobil nedělá v otázkách výbavy kompromisy a používá funkční komponenty vhodné pro každodenní používání. V průběhu let se archivy ve firmě silně rozrostly a nalezení dokumentů a informací o konkrétních zákaznících nebo o objednávkách servisu si proto vyžadovalo stále více času. Společnost velmi rychle rozpoznala nutnost optimalizace firemních procesů. Mnoho obchodních případů prochází jako v každé firmě i zde jednotlivými odděleními. Protože se pracovalo převážně s papírovými dokumenty, chyběl často přehled ohledně stavu zpracování, v jakém se jednotlivý dokument nachází. Některé firemní procesy proto vyžadovaly velmi mnoho času.

Firma se rozhodla procesy zefektivnit a zavést systém pro správu a archivaci dokumentů. Po vyhodnocení několika poskytovatelů DMS řešení se vedení společnosti rozhodlo pro zavedení systému ELOprofessional. "I přes velkou rozmanitost funkci je ovládání ELOprofessional velmi jednoduché, to bylo pro nás jedním z nejdůležitějších kritérií při výběru software", říká Bernd Hartmann, IT manager firmy Eura Mobil.

Zkrácení doby vyhledávání

Společně s obchodním partnerem ELO realizovala společnost Eura Mobil v prvním kroku elektronickou složku vozu, která měla urychlit zejména vyřizování externích dotazů. Denně jsou do Eura Mobil dodávány podvozky nejrůznějších autovýrobců, které se pak dále zpracovávají ve výrobě a přestavují na obytné vozy.
V průběhu životního cyklu jednoho obytného automobilu vzniká celá řada dokumentů. "Denně se u nás nahromadí stoh nových dokumentů o výšce dobrého půl metru. Jsou to například faktury a dobropisy, technické průkazy k vozům, záruční listy, výrobní podklady, zkušební protokoly nebo všeobecná korespondence s obchodníky a zákazníky. Při ukládání do pořadačů pak vždy trvalo velmi dlouho, než zaměstnanec nalezl určité informace k nějakému vozu. Jen na hledání se v mnoha případech muselo počítat minimálně s půl hodinou času", ohlíží se Bernd Hartmann za minulostí. Díky zavedení ELOprofessional šetří Eura Mobil účinně čas, protože odpadá zdlouhavé hledání dokumentů.

Digitální archivace a vyhledávání

Když bylo na jaře 2006 ELO uvedeno do ostrého provozu, začala firma Eura Mobil hned se skenováním nově vzniklých dokladů z aktuálních servisních procesů do ELO. Paralelně s tím byly dvě pracovnice pověřeny pouze tím, že skenovaly již existující dokumenty a opatřovaly je v ELO evidenční kartou. Z důvodu velkého množství dat tento proces stále ještě probíhá. K tomu Bernd Hartmann: "Každý dokument se manuálně archivuje v ELO a opatří evidenční kartou. Protože je charakter jednotlivých dokumentů velmi různorodý, byla by automatizace příliš nákladná a nevyplatila by se." Ve složce se kromě jiného nachází e-maily od prodejců, zkušební protokoly nebo fotografie, které dokumentují určité skutečnosti.

Zlepšení služeb zákazníkům

Hlavním kritériem vyhledávání určitého vozu ve složce je číslo podvozku. Tomu jsou všechny ostatní dokumenty podřazeny, např. doklady od TÜV, záruční listy a mnohé další. Sysdat ještě vyhledávání rozšířil o externí datové zdroje, aby se ve správné struktuře ukládaly také dodatečné informace o vozidle, jako modelový rok, původ a další. To navíc umožňuje výběrové hledání do obou směrů. Zaměstnanec si například může nechat zobrazit pouze všechny dobropisy k určitému vozu. Opačně to lze také, hledat všechny vozy například z jednoho roku výroby.

Přehled zaručen

Díky centrálně přístupné složce vozu je nyní přehledně podchycen životní cyklus vozu. Dotazy lze zpracovávat ihned. "Složka vozu v ELO nám umožnila podstatně zlepšit náš servis, události jsou přiřazeny ke konkrétnímu projektu a lze je transparentně vysledovat. Pro nás všechny to znamená obrovské usnadnění práce", tolik Bernd Hartmann.

Firemní procesy

Ve druhém kroku bylo ve společnosti naplánováno zpracování došlých faktur. V minulosti byly došlé faktury zkopírovány v účetním oddělení a šly do příslušných oddělení ke kontrole a schválení. Faktury tam často ležely nezpracované, takže firma přicházela o skonto. Koordinace mezi účetním oddělením a odbornými odděleními byla obtížná a zejména neprůhledná. Tyto scénáře dnes díky ELOprofessional patří minulosti.

Individuální úpravy

Došlé faktury se teď skenují, opatřují evidenční kartou a předávají workflow. Splňuje-li faktura určitá kritéria, přímo se zaúčtuje. Zpravidla ji ale workflow doručí do příslušného odborného oddělení ke kontrole a schválení. Referent pak dostane automaticky e-mailem zprávu, pokud se od něho v rámci workflow očekává aktivita. E-mailová zpráva má význam zejména pro ty zaměstnance, kteří s archivem ELO nepracují denně. Workflows jsou řízeny centrálně z účetního oddělení. Pro optimální přehled provedl obchodní partner ELO individuální úpravy workflow. Každý aktivní workflow se v účetním oddělení resp. v pracovní složce zobrazí jako reference. Účetní oddělení zde vidí, v jakém stavu se jednotlivé workflow nachází. Bernd Hartmann objasňuje dosažený užitek: "Tato úprava je pro nás velmi důležitá. Denně je aktivních 300 až 600 workflows, reference umožňují účetnímu oddělení udržet si přehled o procesech schvalování a v případě potřeby i zasáhnout, pokud se zpracování některého procesu zadrhne."

Komplexní optimalizace

Faktury schvalují zaměstnanci v ELO tak, že je opatří razítkem. Fyzická razítka byla kompletně nahrazena elektronickými razítky v ELO. Při zaevidování došlé faktury se v ELO automaticky otevře pole s informacemi o kontaci, kterou pak lze přímo zapsat. Z této kontace se pak vygeneruje razítko v ELO a umístí na fakturu.
Účetní informace se automaticky převezmou z ELO do tabulky v Excelu. Účetní oddělení pomocí této tabulky účetní záznamy ještě jednou zkontroluje a nechá je manuálně zadat do účetního systému. Z důvodu blízkého zavedení nového účetního systému není zatím ELO propojeno s účetním systémem používaným ve firmě. Pro Eura Mobil znamená toto řešení i přesto velké ulehčení práce, jak potvrzuje Bernd Hartmann: "Ačkoliv ELO a náš účetní systém nejsou propojeny, šetří tabulka v Excelu našemu účetnímu oddělení velmi mnoho času. "Dříve se jednotlivé účetní záznamy shromažďovaly z dokladových složek a pak teprve zadávaly do systému". A jak Bernd Hartmann říká dále, je "příznačné pro akceptaci systému, že zaměstnankyně účetního oddělení přistupovaly k DMS řešení ze začátku velmi skepticky a dnes jsou jedny z největších zastánkyň řešení".

Promyšlené projekty

Před každým projektem zhotovuje obchodní partner ELO plán projektu. Ten je pro zajištění optimálního nasazení DMS řešení velmi důležitý. V popředí stojí analýza procesů a požadavků zákazníka. Dalším bodem na programu je centrální archivace vystavených faktur. Za tímto účelem již obchodní partner propojil s ELO jeden ze tří speciálních systémů pro výrobce obytných automobilů. Dále bylo naprogramováno napojení na účetní systém DATEV. Nyní lze archivovat záruční listy, včetně reference ve složce vozů. V příštím kroku mají být archivovány faktury k vozům. I zde se vygeneruje dodatečná reference ve složce vozů. Zaměstnanci díky tomu mají komplexní přehled o firemních procesech. Propojení dalších aplikací bude postupně následovat.

Ve zkratce

• Země: Německo
• Odvětví: Výrobce obytných automobilů
• Firma: Eura Mobil je specialista na výrobu obytných automobilů a do jejich produkce vkládá své srdce a zkušenosti již více než 40 let. Firma má své sídlo v Sprendlingenu.
• Zadání: Realizace elektronické složky vozu, ve které mají být podchyceny všechny informace k jednomu obytnému automobilu po celou dobu jeho životního cyklu. Elektronická archivace přijatých a vystavených faktury a elektronické řízení procesu jejich schvalování.
• Řešení: Všechny papírové doklady k jednomu vozu se naskenují do ELOprofessional a tam se uloží do elektronické složky. Workflow ELO řídí proces schvalování došlých faktur.
• Užitek: Informace o voze jsou k dispozici kliknutím myši. To umožnilo podstatně zlepšit servis na všechny strany. Plynulé procesy schvalování zajišťují skonto a šetří peníze.

Co říká zákazník

"Díky ELO je oběh dokumentů firmou mnohem plynulejší."
Bernd Hartmann, IT manažer společnosti

"I přes vysokou rozmanitost funkcí je ovládání ELOprofessional velmi snadné, to bylo pro nás jedním z nejdůležitějších kritérií při výběru software."
Bernd Hartmann, IT manažer u Eura Mobil