Za pouhá tři desetiletí se tato celosvětově jediná německy mluvící státní dálková univerzita vyvinula v respektovanou instituci a je velmi progresivní v otázkách využívání nových médií, informačních a komunikačních technologií ve výuce. Zejména pracujícím umožňuje univerzita nalézt díky vědeckému studiu nové perspektivy, aniž by přitom museli přerušovat svou profesní dráhu. Také lidem s postižením, či těm, kteří pečují o své blízké či je vychovávají, umožňuje dosáhnout univerzitního vzdělání. Lidé si také volí studium na dálkové univerzitě vědomě jako alternativu k dennímu studiu.

Okolo 60 tisíc studentských složek

Více než 50 000 zapsaných studentů potvrzuje kvalitu studia na dálkové univerzitě. Na bedrech fakult tak leží spousta administrativní práce. Důležité materiály jako jsou přihlášky, zápisy, osvědčení, doklady o platbě a další spravuje odbor 2 (studijní oddělení). Ve sklepě odboru bylo v té době uloženo 60 000 studijních složek. Díky této skutečnosti byly pracovní postupy velmi obtížné. Pokud byla některá složka zapotřebí, musel si příslušný zaměstnanec tuto složku vyžádat v archivu. Zaměstnanci v archivu ji vyhledali a předali zaměstnanci. Po zpracování musela být složka opět zaslána do archivu a tam opět uložena.

Efektivní práce pro budoucnost

Kromě tohoto náročného procesu došlo i v důsledku organizačních změn k tomu, že prostory archivu již nebyly k dispozici. Dálková univerzita v Hagenu se proto rozhodla zavést systém na správu dokumentů. Možnosti digitální archivace slibovaly řešení popsané problematiky a po vyhodnocení nejrůznějších poskytovatelů DMS řešení se univerzita rozhodla pro zavedení ELOprofessional s cílem podstatného usnadnění správy spisů s informacemi o studentech. "Systém se snadno ovládá a zaměstnanci si rychle zvykli na nový způsob práce", říká vedoucí projektu Wilfried Bergmann.

Přehledná struktura archivu a vyhledání dokumentu na jedno kliknutí myši

Pomocí skenerů se krok za krokem zpracovaly složky v archivních místnostech. Společně s obchodním partnerem ELO dala univerzita dohromady návrh struktury archivu. Pro vyhledávání se používá "imatrikulační číslo" a lze vyhledávat jak pomocí evidenční karty pro vyhledávání, tak přímo v archivu.

Pomocí napojení k organizačnímu systému studentů HIS-SOS si ELO vyzvedne informace jako jméno, datum narození, imatrikulační číslo atd. a automaticky vytvoří složku v archivu. Zaměstnanci si nyní mohou složku prohlížet ihned, bez časové prodlevy, na počítači na svém pracovišti a přidávat do ní další dokumenty. Po zadání imatrikulačního čísla se zobrazí kompletní složka studenta se všemi příslušnými informacemi včetně veškeré korespondence.

Rychlá, automatická archivace

Při přihlašování studentů k semestrům používá Dálková univerzita v Hagenu čárový kód ELO. Studenti jsou v systému již registrováni pod svým imatrikulačním číslem. Ze systému HIS-SOS se vygeneruje čárový kód a umístí se na přihlašovacím formuláři. Při skenování do archivu ELO čárové kódy načte a informace cíleně vyhodnotí. Přihláška se automaticky opatří evidenční kartou, přiřadí se do příslušné studentské složky a archivuje. To, co se před tím dělalo zdlouhavě a ručně, probíhá nyní přes ELO rychle a automaticky.

Optimální procesy ve správě a úspory nákladů

V současnosti jsou staré složky již zpracovány a sklep není jako archiv zapotřebí. Díky centrálnímu a zabezpečenému úložišti odpadá pořizování bezpečnostních a pracovních kopií dokumentů. Univerzita díky tomu šetří provozní prostředky i místo. Díky ELO je nyní centrálně zaručena aktuálnost, řádnost a úplnost veškeré dokumentace studentů.

Pro nové cesty v celosvětové síti

Aby i vzdálené fakulty Dálkové univerzity v Hagenu měly možnost vstupovat do archivu ELO a digitálně archivovat dokumenty jako například doklady o zkouškách, je v současné době k dispozici Internet Gateway pro přístup do archivu ELO pomocí internetového prohlížeče. Zaměstnanci mají přístup k požadovaným informacím nyní tedy pomocí internetu. V současnosti pracuje s ELO například Zkušební úřad pro ekonomické vědy.

Ve zkratce

• Země: Německo
• Odvětví: Vysoká škola
• Firma: Za pouhá tři desetiletí se tato celosvětově jediná německy mluvící státní dálková univerzita vyvinula v respektovanou instituci ve vědeckém světě a je velmi progresivní v otázkách využívání nových médií a informačních a komunikačních technologií ve výuce. Pro studium na Dálkové univerzitě v Hagenu se rozhodlo již více než 50.000 studentů.
• Zadání: Odstranění obtížného a zdlouhavého vyhledávání ve studijních složkách fyzického archivu. Informace o studentovi mají být k dispozici přehledně a okamžitě. Umožnění centrálního přístupu ke studijním složkám studentů.
• Řešení: Použití platformy ELOprofessional. Propojení ELO se systémem na organizaci studentů HIS-SOS. Informace o studentech jsou uloženy v elektronické studijní složce a jsou zaměstnancům centrálně k dispozici. Použití čárového kódu ELO pro přihlášky k semestru.
• Užitek: Rychlé a efektivní vyhledávání. Informace jsou k dispozici na jedno stisknutí tlačítka. Úspora místa a provozních prostředků. Staré místnosti pro archiv již nejsou zapotřebí. Servis pro studenty se zlepšil.

Co říká zákazník

"Servis pro studenty se díky ELO mnohonásobně zlepšil."
Wilfried Bergmann, organizační rozvoj na Dálkové univerzitě v Hagenu

"S ELO se podařilo podstatně zkrátit procesy vyhledávání a máme nyní jednotný přístup ke všem informacím v písemné podobě."
Wilfried Bergmann, organizační rozvoj na Dálkové univerzitě v Hagenu

"Aktuálnost, řádnost a úplnost podkladů je díky ELO zajištěna centrálně."
Wilfried Bergmann, organizační rozvoj na Dálkové univerzitě v Hagenu