HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik GmbH & Co. KG nabízí celosvětový servis a vysokou dostupnost svých produktů.Tato zavedená firma patří již více než 85 let mezi vedoucí partnery v oblasti stavby lodí a vyrábí navijáky, kompresory a kormidelní zařízení. Ve svém domovském závodě zaměstnává společnost zhruba 300 stálých zaměstnanců. Kromě toho má prodejní a konstrukční pobočky ve Schwerinu, v Anglii a na Kypru a dále mezinárodní zastoupení a podíly v jiných společnostech. S obratem ve výši cca. 90 mil. (v roce 2007) se firma vypracovala na vedoucí pozici na trhu. Trvalého růstu obratu dosahuje společnost certifikovaná podle DIN-ISO také díky světově uznávané kvalitě služeb.

Rozhodovací proces

V oblasti ERP používá HATLAPA systém INFOR. Dokumenty k jednotlivým zakázkám skenuje specializovaná firma a pak jsou uloženy v archivu. Tento způsob archivace však nesplňoval všechny požadavky na flexibilní management informací, proto se společnost v roce 2004 důkladně poohlédla po systému na správu dokumentů (DMS). "V DMS má být v digitální podobě k dispozici kompletní dokumentace k zakázce se všemi související podklady. Naši servisní zaměstnanci tak budou mít přímý přístup k informacím pomocí klíčových slov jako 'zakázka', 'zákazník', 'loď', 'rejdařství', 'číslo stroje', atd.", říká vedoucí oddělení IT & Organizace, Lars Becker. "K dispozici přitom budou jak nejrůznější verze výkresů, tak i proběhlá (e-mailová) komunikace." Do užšího výběru se při hledání DMS dostaly kromě společnosti ELO Digital Office GmbH ještě další dvě konkurenční firmy. Nakonec však padlo rozhodnutí ve prospěch výrobce ze Stuttgartu. Rozhodující úlohu přitom sehrála otevřená systémová architektura a rozhraní ELO-API (application programming interface), díky kterému je HATLAPA schopna integrovat vlastní aplikace, např. dříve vyvinuté zpracování reklamací.

Přístup k požadovaným informacím odkudkoliv na světě

Veškerá stará dokumentace byla konvertována z archivu do ELO. Přístup do ELO mají nyní zaměstnanci všech oddělení v lokalitě Uetersen. Přes terminálový server jsou přímo napojeny dceřiné společnosti HATLAPA Hamworthy Marine Compressors Ltd., Poole UK, HATLAPA EastMed Ltd., Limassol Cyprus a KGW Marine GmbH Schwerin. Na cestách mají zaměstnanci přístup k informacím přes zabezpečené VPN spojení z kteréhokoliv místa na světě. Z důvodu rostoucích nároků na velikost paměti pro digitální dokumenty se společnost rozhodla pro jedno z řešení datových skladů výrobce NetApp, které je firmou ELO certifikováno. "Stěhování" archivovaných dokumentů proběhlo bezchybně.

Otevřená systémová architektura

IT oddělení pracuje nejraději samostatně a proto si obzvláště cení "otevřené systémové architektury" použitého produktu ELO. Kromě propojení DMS s ERP systémem (INFOR) bylo provedeno také propojení se systémem zpracování reklamací, který si dříve firma vyvinula sama. "Společnost ELO Digital Office GmbH dává svým zákazníkům k dispozici detailní popis API, a v našem systémovém integrátorovi máme kompetentního partnera", vypráví Markus Blohm, který je ve firmě za projekt zodpovědný. "Pochopitelně", pokračuje Markus Blohm, "závisí úspěch takovéhoto celofiremního řešení také na akceptaci ze strany zaměstnanců. Proto jsme pro téměř 150 zaměstnanců připravili vnitrofiremní školení, na kterém jim obchodní partner společnosti ELO ukázal některé rady a tipy pro každodenní práci s aplikacích."

Archivační doba 30-40 let

Životnost strojů dodávaných společností HATLAPA je více než 30-40 let, proto musí být i podklady z tohoto období pro servisní účely rychle k dispozici. Současně měla být odstraněna také s tím spojená hora papírových dokumentů. Více než rok jednala auditorská firma s příslušným finančním ředitelství v Kielu; mezitím se firma může díky dokumentaci procesu a kontrolovatelné archivaci v ELO téměř kompletně vzdát originálních dokladů.

Systém žije

"Pochopitelně i u nás požadavky stále rostou. Před námi je ještě propojení s účetním systémem (Varial). Kromě jiného budeme moci pomocí workflow systému ELO optimalizovat kontrolu došlých faktur", tím si je zodpovědný vedoucí oddělení IT a Organizace, Lars Becker, na základě dosavadních pozitivních zkušeností jistý.

Čísla a fakta

Ve firemním archivu společnosti HATLAPA se v současnosti spravuje více než 3.000.000 dokumentů. Digitalizovaná dokumentace k zakázkám sahá až do roku 1974, takže i poptávky po náhradních dílech týkající se strojů dodaných v tomto období lze velmi rychle zpracovat. S úspěchem je přitom využíváno fulltextové vyhledávání ELO pro dokumenty, která z počátku nejsou kompletně indexovány.

Ve zkratce

• Stát: Německo
• Odvětví: stavba lodí
• Společnost: HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik GmbH & Co. KG patří již více než 85 let mezi vedoucí partnery v oblasti stavby lodí. V roce 2005 činil obrat cca. 55 milionů euro.
• Zadání: Fungovala archivace, nikoliv však flexibilní management informací. Zaměstnanci měli mít k dispozici přímý přístup k veškeré dokumentaci zakázek přes klíčová slova, avšak digitálně v DMS.
• Řešení: V archivu společnosti HATLAPA se v současnosti s ELO spravuje cca. 3.000.000 dokumentů. S úspěchem je přitom využíváno fulltextové vyhledávání ELO pro dokumenty, která z počátku nejsou kompletně indexovány.
• Užitek: Zaměstnanci mají přístup k informacím přes zabezpečené VPN spojení (odkudkoliv na světě). Digitalizované dokumenty o zakázkách sahají až do roku 1974, takže i poptávky po náhradních dílech týkající se strojů dodaných v tomto období lze velmi rychle zpracovat.

Co říká zákazník

"Silná firma potřebuje silné administrativní zázemí. K tomu potřebuje nejen dobře vyškolené zaměstnance, ale také profesionální nástroje, jako např. ELOprofessional." Lars Becker, vedoucí oddělení IT & organizace HATLAPA

"Chceme udržet vysokou úroveň služeb pro naše zákazníky na celém světě. Administrativa musí mít rychlý přístup ke všem podkladům týkajícím se zakázky. To realizujeme pomocí ELOprofessional." Lars Becker, vedoucí oddělení IT & organizace HATLAPA