U firmy Hoffmann + Krippner - předního výrobce specifických klávesnic dle požadavků zákazníků v Německu - se nejen vyrábí klávesnice, nýbrž vyvíjí i celá řešení. Není totiž klávesnice jako klávesnice. Některé z nich jsou osvětleny zevnitř, jiné odpuzují nečistoty všeho druhu, další se nachází přímo na obrazovce. V prostorách, kde je kladen velký důraz na hygienu, jsou zapotřebí jiné klávesnice než ve veřejné správě. Progresivní technologie a zpracování projektů v blízkosti zákazníků jsou proto u společnosti Hoffmann + Krippner alfou a omegou.

Optimálizace procesů pro inovativní technologie

Paleta produktů firmy přitom splňuje ty nejvyšší nároky, od jednoduché fóliové klávesnice až po komplexní speciální řešení. Tato nabídka vyžaduje nákladné a komplexní procesy v celé firmě. Chce-li tedy firma dostát vysokým nárokům na kvalitu a zákaznický servis, je rychlé vyhledávání informací a transparentnost obchodních procesů naprosto nezbytná. Firma se proto rozhodla, že i v otázkách optimalizace firemních procesů vsadí na progresivní technologie a zavede systém na správu dokumentů.

Transparentní procesy zvyšují produktivitu

Více než 35 let zkušeností a úspěchů při vývoji klávesnic šitých na míru hovoří samo za sebe. S úspěchem však souvisí také nutnost spravovat bezpočet dokumentů. Proto měl být stávající fyzický archiv digitalizován, aby důležité informace o zákaznících a produktech byly k dispozici rychle a přehledně. Takovýto přehled je zapotřebí právě u procesů, na kterých se podílí více oddělení a jen tak lze zajistit produktivitu práce. Za samozřejmost bylo považováno snadné propojení systému DMS se stávajícím ERP systémem Infor i integrace dokumentů a e-mailů z kancelářských aplikací. Při vyhodnocení nejrůznějších poskytovatelů DMS hrálo pro firmu Hoffmann + Krippner rozhodující roli také intuitivní ovládání aplikace. Uživatelsky přívětivé řešení, se kterým mohou ihned pracovat také nezaškolení zaměstnanci, bylo tedy základní podmínkou. Zkrátka a jasně: Nároky, které firma klade na vlastní technologie a zákaznickou filozofii, očekávala také od kvality a servisu poskytovatele DMS. Po obsáhlém vyhodnocování nejrůznějších DMS řešení se firma Hoffmann + Krippner rozhodla pro ELOenterprise.

Promyšlené projekty šetří náklady

Architektura serveru ELOenterprise umožňuje jednoduchým způsobem navrhovat komplexní rozhraní. Kromě toho také vedení firmy přesvědčily znalosti a služby obchodního partnera ELO. Realizace projektu ELOenterprise u Hoffmann + Krippner trvala pouze několik týdnů. Náklady na zavedení DMS se tak podařilo značně zredukovat. Propojení ELO s ERP systémem Infor dnes umožňuje automatickou archivaci dokladů. Za tímto účelem bylo využito flexibilní a standardizované rozhraní obchodního partnera, které zajišťuje hladkou integraci. Digitalizovány byly také staré papírové doklady a uloženy do nového řešení.

Rychle dostupné informace

Faktury, dodací listy, potvrzení objednávek i všeobecná korespondence z Office dokumentů nebo e-mailů se kompletně vkládají do ELOenterprise a zde archivují. Digitalizovány byly i staré papírové doklady. Ty jsou nyní také k dispozici v centrálním archivu. Potřebuje-li zaměstnanec informace o zákazníkovi nebo o produktech, stačí k jejich zobrazení stisknout tlačítko.

Myslet na budoucnost

Následujícím důležitým krokem u Hoffmann + Krippner je standardizace procesů s ELOenterprise. Pro objednávky se vyrábí vzorové série, které zákazník vyhodnocuje. To vše se dosud dělo pomocí formulářů a spoustou papírů. Navíc se celý proces zpracovává současně v několika odděleních. Z toho důvodu docházelo v minulosti často k opakovaným poptávkám zákazníků. Workflow, které je integrováno v ELOenterprise, umí postupy a termíny přesně definovat a řídit. Díky tomu zůstávají procesy v chodu a nestagnují. Vypadne-li některý zaměstnanec, jsou vytvořena jasná pravidla zastupování, čímž je zajištěna plynulost zpracování. Celý proces a kompletní dohody se zákazníkem jsou jasně zdokumentovány. Firmě to přináší obrovské zlepšení kvality, úsporu času a nákladů. Závěr je jasný: Není DMS jako DMS. Individuální úpravy ELOenterprise v souladu s potřebami a procesy u Hoffmann + Krippner umožňují firmě ještě lépe realizovat své hlavní cíle - blízkost zákazníkovi a kvalitu. Flexibilní technologie ELO přispívá k dalšímu úspěchu firmy Hoffmann + Krippner.

Ve zkratce

• Země: Německo
• Odvětví: Průmysl
• Firma: Hoffmann + Krippner vyvíjí a vyrábí klávesnice dle specifických požadavků zákazníků pro průmyslové aplikace. Spektrum dodávek sahá od jednoduchých flexibilních fóliových klávesnic až po "inteligentní zadávací systémy" s integrovanou elektronikou a definovaným rozhraním. Od svého založení v roce 1972 se z firmy stala první adresa pro komplexní a kompletní řešení s definovaným rozhraním a schránkou.
• Zadání: Informace o zákaznících a produktech k dispozici jedním stisknutím tlačítka. Propojení DMS s ERP systémem Infor.
• Řešení: Faktury, dodací listy, potvrzení objednávek a všeobecná korespondence z Office dokumentů nebo e-mailů se kompletně vkládají do ELOenterprise a zde archivují. Digitalizovány byly i staré papírové doklady, které jsou nyní také k dispozici v centrálním archivu
• Užitek: Potřebuje-li nyní zaměstnanec informace o zákazníkovi nebo produktech, má je k dispozici po jednom stisknutí tlačítka. Díky tomu lze aktivně zajistit blízkost k zákazníkovi. Znalosti firmy jsou znovu v produktivním oběhu a jsou optimálně využívány.

Co říká zákazník

"S ELOenterprise jsme podstatně zvýšili naši produktivitu, zlepšili servis zákazníkům a dosáhli interních úspor času a nákladů."
Ralf Krippner, jednatel