Rychlá realizace a nasazení

Zavedení software zvládl obchodní partner ELO realizovat během tří měsíců. Zaškolení zaměstnanců si vyžádalo pouze několik dnů. Dokumenty jako faktury, nabídky nebo všeobecná korespondence se nyní skenují do systému ELO a opatřují se evidenční kartou. Lékárna Gustav-Adolf tím šetří čas a místo v archivu a navíc má rychlý přístup k dokumentům jako jsou cenové nabídky, informace o produktech, formuláře žádostí, objednávky, opakující se pracovní postupy atd.. Dokumenty jsou v archivu ELO uloženy s kontrolou verzí a v souladu s právními požadavky.

Centrální platforma znalostí

Přijaté a vystavené dokumenty jako dodací listy, faktury nebo nabídky z WINAPO SQL přebírá ELO automaticky do archivu. Relevantní data (číslo zákazníka, dodavatel, datum vystavení faktury atd.) se vyčtou z dokumentu a zobrazí uživateli. Při archivaci se navíc používá kontrola duplicity, která zajistí, že každý dokument bude uložen pouze jednou. Za rok se archivuje zhruba 12 500 dokumentů. Rolf Hummelmann k tomu říká: "Do správy zákazníků ve WINAPO vkládáme jak zákazníky, tak i dodavatele a tato data pak díky rozhraní používáme i v archivu ELO. Díky tomu se čas potřebný na péči o data zkrátí na polovinu. U některých dodávek, například u inhalačních pomůcek na náklady zdravotní pojišťovny, musí být zkontrolována povinnost schválení, adresy, dodavatelé atd. Pokud se takovýto případ jednou úspěšně vyřídí, může zaměstnanec v dalším podobném případě postupovat velmi rychle a bezchybně. Tok informací je zajištěn díky centrální archivaci, jak potvrzuje Rolf Hummelmann: "Dříve se naši zaměstnanci v administrativních otázkách více specializovali na svou oblast úkolů. Kombinace ELO-WINAPO umožňuje, aby informace byly v co nejkratší době k dispozici všem zaměstnancům a nepopulární administrativní postupy se tak podstatně urychlují.

Optimální řízení prostřednictvím ELO workflow

ELO workflow přebírá v lékárně Gustav-Adolf řízení a tím také kontrolu určitých obchodních procesů. Dokumenty z došlé pošty předá workflow v systému ELO příslušnému pracovníkovi ke zpracování. Systém hlídá platby, což zaručuje včasné úhrady. Funkce opětovného předložení zajišťuje, že se na nic nezapomene. Výsledkem jsou standardizované procesy, které šetří obrovské množství času a umožňují efektivní práci.

Komplexní zabezpečení dat

O zabezpečení dat se v lékárně stará server se systémem RAID a denní zálohování dat mimo firmu, které provádí externí dodavatel. Zaměstnanci přistupují do archivu za použití hesla. Správa u uživatelů v ELO umožňuje nastavení individuálních přístupových práv, takže určité dokumenty si nemůže prohlížet a mazat každý. Podle Rolfa Hummelmanna to pro něj nyní znamená daleko vyšší bezpečnost, než jakou by fyzický papírový archiv mohl kdy nabídnout. Údaje o zákaznících se do ELO a WINAPO zadávají pouze tehdy, je-li k dispozici dohoda o ochraně dat. Pokud chybí, lze prostřednictvím potvrzovacího pole na pokladně zákazníka na tuto skutečnost upozornit při následujícím nákupu.

Úspěch bez vedlejších účinků

Lékárna Gustav-Adolf díky archivu ELO-WINAPO podstatně optimalizovala své pracovní procesy. Investice do ELO se podle Rolfa Hummelmanna vrátila do deseti měsíců a on by se pro ELO rozhodl znovu: "Rozhodnutí pro DMS a speciálně pro ELO bych kdykoliv učinil znovu [...] Ačkoliv jsme na začátku měli dvojitý archiv, tedy elektronický i papírový, CD-ROM a pořadač pro daňového poradce. I přes toto počáteční zvýšené zatížení a snížení obratu o 7,2% se lékárně podařilo v prvním roce po zavedení dosáhnout navýšeni výnosu o 20,5%." To mluví samo za sebe!

Daňové sestavy za dvě minuty

Měsíčně lékárna připravovala tlustý pořadač pro daňového poradce, což bylo časově velmi náročné. Tento proces dnes trvá pouhé dvě minuty. Díky integraci modulu daňového poradce Im- & Export do ELO se dnes daňová sestava exportuje do elektronické složky a vypálí na CD. Nejdřív však bylo potřeba daňového poradce přesvědčit, jak objasňuje Rolf Hummelmann: "S pomocí obchodního partnera ELO jsme ho přesvědčili, že ELO je lepší volba pro naše daňové podklady, než DATEV, protože systém DATEV je sice užitečný pro daňového poradce, ale už ne pro klienta. Ale jen vyhledávací rutina v ELO ho rychle přesvědčila. Od té doby, co do našeho systému můžeme převést také ještě čísla účetních záznamů z DATEVu, jsou všechny pochybnosti pryč."

Ve zkratce

• Země: Německo
• Odvětví: Zdravotnictví
• Firma: Lékárna Gustav-Adolf je s nejstarší lékárnou v Zindorfu i v okrese Fürth (Bavorsko) a ohlíží se za svou více než 140letou historií. Vysoce kvalifikovaný tým deseti zaměstnanců a zaměstnankyň klade velký důraz na osobní jednání se zákazníky. Člověk a nikoliv léky jsou v lékárně Gustava Adolfa v popředí.
• Zadání: Vznikající dokumenty archivovat elektronicky. Dále je zapotřebí propojit lékárenský systém hospodaření se zbožím WINAPO SQL. Informace o dodávkách, objednávkách, zákaznících atd. musí být k dispozici na jedno kliknutí myší.
• Řešení: ELOprofessional je propojen s WINAPO SQL, je zaručena jednoduchá výměna obsahů mezi ELO a WINAPO. Všechny papírové dokumenty se naskenují a spravují elektronicky. Workflow řídí obchodní procesy.
• Užitek: Plynulé a transparentní pracovní procesy. Informace mají zaměstnanci k dispozici ihned, stačí kliknout myší. Zákaznický servis byl zásadně optimalizován. Podklady pro daňového poradce jsou vygenerovány během dvou minut.

Co říká zákazník

"Používání ELO je hračka a nováčkům se objasňuje téměř samo od sebe. Také zaměstnanci, kteří mají z počátku obavy se systému "dotknout", se s ním během velmi krátké doby vypořádají."
Rolf Hummelmann, lékárník a majitel lékárny Gustava Adolfa

"Přesvědčivý byl poměr ceny a výkonu a otevřená struktura. ELO se skvěle hodí pro individuální řešení."
Rolf Hummelmann, lékárník a majitel lékárny Gustava Adolfa

"Dříve byli naši zaměstnanci specializovaní pouze ve své oblasti úkolů. ELO umožňuje, aby informace měli teď v krátké době všichni zaměstnanci. Mnoho procesů se tím urychlí."
Rolf Hummelmann, lékárník a majitel lékárny Gustava Adolfa

"Rozhodnutí pro DMS a speciálně pro ELO bych kdykoliv učinil znovu."
Rolf Hummelmann, lékárník a majitel lékárny Gustava Adolfa