MAN je jedním z vedoucích firem v oblasti výroby vozidel, motorů a v oblasti strojírenské výroby v Evropě s obratem zhruba 15,5 mld. Euro. Jako výrobce nákladních vozů, autobusů, dieselových motorů, turbozařízení a poskytovatel služeb pro průmysl zaměstnává MAN po celém světě zhruba 55 000 zaměstnanců a v roce 2008 za sebou má 250 let úspěšné historie. Tehdy platily stejně jako dnes čtyři základní hodnoty: spolehlivost, inovace, dynamika a otevřenost. To znamená především neustálý vývoj motorů, a to i v akciové společnosti MAN Nutzfahrzeuge AG v Norimberku.Výhradně tam jsou vyvíjeny a vyráběny motory pro nákladní vozy. Z Norimberku pak nastupují na svou cestu do jednoho z jedenácti výrobních závodů MAN v Evropě.

Change management pracuje na plné obrátky

Z Norimberku do jednotlivých výrobních závodů vede mnoho komunikačních rozhraní - to si vyžaduje dobře promyšlenou a rychlou výměnu informací. Při nesrovnalostech týkajících se montáže, zprovoznění dalších otázek týkajících se hotového motoru je potřeba nalézt odpověď rychle. Důležité je přitom přesně zjistit dobu montáže, aby bylo možné najít všechny potřebné informace o výrobě motoru nebo jeho sérii. Tyto informace zpravidla pomohou situaci vyjasnit - odborný servis v závodě pak může jednat cíleně a rychle. Nejsou-li data ihned k dispozici, je potřeba nejdříve hledat ve velkých papírových archivech, což je příčinou zdržení a čekání při vyjasnění a odstranění vady.

Předpisová archivace a rychlé vyhledávání

V Norimberku se denně vyrobí přes 500 motorů pro nákladní vozidla, současně s každou montáží motoru je vystaven "rodný list". V něm jsou uvedena základní data - emise, točivé momenty šroubů, konfigurace motoru a jeho složení i technické změny všeho druhu. Toto množství informací je přitom uvedeno na dvou až čtyř stranách formátu A4. Dříve byly tyto "rodné listy" shrnuty, zatříděny a uloženy v pořadačích v obrovských spisových skříních a archivech. Třídění a archivace denní záplavy papírů zaměstnala dva lidi. A už vůbec nebylo možno mluvit o tom, že by archivace byla prováděna procesně či v souladu s právními předpisy. Navíc vyhledávání dokumentace bylo vždy časově velmi náročné. Ulli Weinmann, vedoucí oddělení Change Management v Norimberku brzy rozpoznal, že by v technické změnové službě bylo možno, se zavedením systému na správu dokumentů, pracovní procesy u MANu komplexně optimalizovat.
V prvním kroku bylo cílem vylpešit předpisovou archivaci důležité procesní dokumentace. To mělo zejména mnohonásobně urychlit a zjednodušit vyhledávání potřebných informací - s výsledkem, že v případě jakýchkoliv dotazů bude možné jednat ihned a spolehlivě. Promyšlené procesy přináší úspěch
Společně s obchodním partnerem ELO se MAN zamýšlel nad tím, jaké obchodní procesy u firmy probíhají a jak je lze zmapovat: Každý motor nákladního vozu má "rodný list" (průvodní dokument motoru), formulář, který generuje systém zpracování zakázek na začátku výroby včetně čárového kódu. Tento "rodný list" motoru pro nákladní vůz pak prochází celým výrobním procesem. Zapisují se do něj všechna důležitá data a podepisují se. Každý zaměstnanec ručí svým podpisem za jím provedenou operaci. Povinnost podpisu zajišťuje v trvalém provozu jaký je v Norimberku dodržování standardů kvality u MAN. Na konci výrobních kroků se "rodný list" naskenuje a automaticky archivuje do ELO jako TIFF a v souladu s předpisy. Díky rozšíření "rodného listu" o čárový kód je možno provádět automatické vytvoření evidenční karty v ELO. Dokumentace jsou nyní k dispozici centrálně v archivu - stačí zmáčknout tlačítko. Pomocí vyhledávací karty, kterou definovali sami u MANu, může zaměstnanec vyhledávat podle parametrů jako je číslo motoru, číslo zakázky, číslo zákazníka, číslo podvozku, zahájení montáže, typ motoru, montážní cyklus atd. Ulli Weinmann zde zdůrazňuje zejména význam vyhledávací karty: "Dobrý DMS musí umět tyto informace rychle zobrazit. To musí fungovat bezproblémově a běžet stabilně. Pro nás ELO v tomto směru splňuje všechny podmínky".

Silná technologie si vyžaduje plynulé procesy

"Jeden z důvodů, proč jsem se tehdy rozhodl pro ELO, je možnost sám si pomocí grafického rozhraní vytvářet workflow."
Ulli Weinmann, vedoucí modulu u MAN Fahrzeugwerke

Právě při vytvoření komplexního workflow je promyšlená koncepce pro úspěch rozhodující. Společně s obchodním partnerem ELO byl pro oblast výroby nákladních vozů koncipován workflow a vyvinut speciální reklamační formulář. Pokud zaměstnanec montáže rozpozná či obdrží vadný díl, spustí reklamační hlášení v systému ELO, které se dostane přímo do oddělení zajištění kvality. Přes workflow se tento případ dostane k příslušnému zaměstnanci, který problém zpracuje a vyřeší. To zaručuje rychlý pracovní proces orientovaný na rychlé nalezení řešení.

Pokrok pro budoucnost

Následujícím krokem u společnosti MAN v Norimberku je nasazení DMS v celém koncernu. Z tohoto důvodu se MAN rozhodl pro migraci na ELOenterprise. Výhodou je přitom škálovatelnost řešení. Plánuje se nasazení ELOenterprise ve zkušebně motorů jako centrálního nástroje pro správu dokumentů a vědomostní databáze. Díky tomu budou na jedné straně ve vteřině k dispozici důležité informace a na straně druhé se zamezí dvojí práci, dvojímu vývoji a zejména ztrátám informací. Napojením modulu Internet Gateway bude navíc umožněno, že zaměstnanci v Ankaře (Turecko) nebo ve Steyru (Rakousko) budou mít přístup k centrálnímu archivu ELO, aniž by přímo u nich musel být systém ELO instalován. Společně s ELO tak MAN důsledně jde cestou spolehlivosti, inovace, dynamiky a otevřenosti.

Ve zkratce

• Země: Německo
• Odvětví: Strojírenství
• Firma: MAN je jedním z vedoucích firem v oblasti výroby vozidel, motorů a strojírenství v Evropě s obratem zhruba 15,5 mld. Euro. MAN vyrábí nákladní vozy, autobusy, dieselové motory, turbozařízení a poskytuje služby průmyslu, celosvětově zaměstnává zhruba 55 000 zaměstnanců. Firemní oblasti v MAN si udržují vedoucí postavení na svých trzích. Akciová společnost MAN AG, Mnichov, patří mezi 30 vedoucích společností na německém indexu akcií (DAX).
• Zadání: Archivace průvodních dokumentů o motorech v souladu s právními předpisy. Rychlé vyhledání informací. 24 hodinová dostupnost a stabilita systému. Vývoj workflow, které bude efektivně řídit procesy.
• Řešení: Použití ELOprofessional. "Rodný list" je opatřen čárovým kódem, naskenován do ELO a automaticky vytvořena evidenční karta. Efektivní koncepce workflow.
• Užitek: Dokumenty jsou k dispozici centrálně, stačí stisknout tlačítko. Kvalita služeb poskytovaných výrobním závodům a zákazníkům se podstatně zvýšila. ELO workflow zajišťuje transparentní a plynulé procesy při zpracování problémů. Systém je stabilní a je k dispozici 24 hodin denně.

Co říká zákazník

"V obchodním partnerovi ELO jsme nalezli spolehlivého a kompetentního partnera. Díky dlouholetým zkušenostem znají obchodní procesy u MANu přesně a vědí, co je s ELO u nás možné."
Ulli Weinmann, vedoucí modulu u MAN Fahrzeugwerke

"Zažijete-li jednou DMS jako ELO naživo a vidíte, kolik času tak lze efektivně získat, nikdy už necouvnete zpět ke starým a překonaným strukturám."
Ulli Weinmann, vedoucí modulu u MAN Fahrzeugwerke

"ELO lze srovnat se šroubovákem ve výrobě - bez něj šroub neutáhnete a montážní linka se zastaví. Neběží-li ELO, tak tady neběží nic. Proto je dostupnost a stabilita systému naprosto nezbytná. Nemůžeme si zde dovolit ani den, kdy by systém nefungoval."
Ulli Weinmann, vedoucí modulu u MAN Fahrzeugwerke