Společnost Maredo Restaurants Holding je se svými více než 1.700 zaměstnanci v obsluze, u grilu, v kuchyni a administrativě a s celkovým počtem 60 restaurací (57 v Německu a 3 v Rakousku) číslem 1 na trhu steakových restaurací. Kromě toho zaujímá Maredo druhé místo v sektoru obslužných restaurací a aktuálně je na 17. pozici v celé německé gastronomii. Čistý obrat skupiny se v obchodním roce 2007 vyšplhal zhruba na 99,4 mil. euro. Obdivuhodná čísla stejně tak obdivuhodného podniku. Rozmanitá nabídka služeb gastronomických poboček doplňuje celkový obrázek koncernu.

Cíle projektu

Když se hlavní správa holdingu Maredo Restaurant se sídlem v Düsseldorfu rozhodla v červenci 2003 zavést archivační systém a systém správy dokumentů, byly cíle načrtnuty relativně rychle: strukturované ukládání dokumentů (se zaměřením na přijaté a vystavené doklady) a lepší nalezitelnost dokladů celkově. V detailu se jednalo zejména o archivaci vystavených dokladů z prostředí IBM AS/400 a zpracování přijatých faktur pomocí komplexního workflow. Tento workflow zahrnoval komponenty jako rozpoznání čárového kódu, zobrazení několikastupňové schvalovací hierarchie na straně IBM AS/400. Počet pracovišť zahrnutých do projektu byl při jeho startu navržen na 25. V současnosti je realizováno 65 pracovních míst a přístup na internet (ELO Internetgateway).

Úkoly

Důležitým úkolem v tomto projektu byla archivace a další zpracování přijatých faktur. Přijaté faktury byly označeny čárovým kódem a odeslány do ELO workflow k dalšímu internímu zpracování. Zvláštností bylo zobrazení několikastupňového schvalovacího procesu, který měl v závislosti na fakturované částce probíhat automaticky: Do určité částky mohl fakturu schválit zaměstnanec, při překročení této hranice muselo fakturu navíc odsouhlasit i vedení oddělení. Od stupně 3 pak bylo do rozhodovacího procesu zahrnuto také vedení firmy. Tento požadavek realizoval jeden z obchodních partnerů ELO a sice kombinací standardů ELO (poznámky) a doplňkových programovacích prací (workflow a schvalovací proces).

Reakce zaměstnanců

V současnosti vzrostl počet uživatelů ELO ve společnosti Maredo Restaurants Holding na 65 zaměstnanců. Téměř veškerá administrativa pracuje s DMS řešením ELO. Užitek pro zaměstnance aktuálně zapojené do koncepce ELO je velký. Dokumenty se z velké části archivují automaticky a lze je v případě potřeby rychle nalézt. Také oddělení mzdového účetnictví využívá již dlouho archivaci vyúčtování mezd a příslušných dokladů. Díky schopnosti zobrazit stávající archivační strukturu 1:1 se podařilo pro toto oddělení ve firmě Maredo realizovat zobrazení "mzdových složek". Optimální struktura ELO také jistě přispěla k akceptaci ze strany zaměstnanců. Díky změně struktury zavedených pracovních procesů potřebovali zaměstnanci zpočátku trochu času, než koncepce workflow akceptovali. V současnosti je však také zde zcela zřejmé, že kontrolní a eskalační mechanismy vytvořené pomocí ELO přispívají k lepšímu přehledu a efektivnějšímu zpracování. Zaměstnanci si na DMS systém ELO zvykli velmi rychle a už by se této možnosti optimalizovaných pracovních postupů neradi vzdávali, říká pan Neumann (IT vedoucí organizace DMS) u Maredo.

Výhled

Další navýšení počtu pracovních míst ELO v Düsseldorfu sice není plánováno, ale pozornost se zde obrací na pohodlnou archivaci e-mailů. Navíc mají být k DMS systému ELO v budoucnu připojeny i další restaurace. V tomto směru se bude jednat zejména o Internetgateway a workflow serveru.

Ve zkratce

• Stát: Německo
• Obor: gastronomie
• Firma: Společnost Maredo Restaurants Holding je se svými více než 1.700 zaměstnanci v obsluze, u grilu, v kuchyni a administrativě a s celkovým počtem 60 restaurací (57 v Německu a 3 v Rakousku) číslem 1 na trhu steakových restaurací. Kromě toho zaujímá Maredo druhé místo v sektoru obslužných restaurací a aktuálně je na 17. pozici v celé německé gastronomii. Čistý obrat skupiny činil v obchodním roce 2005 zhruba 99,4 mil. euro.
• Úkol: Archivace a další zpracování přijatých faktur a lepší nalezitelnost dokladů obecně. Archivace vystavených dokladů z prostředí IBM AS/400 a zpracování přijatých faktur pomocí komplexního workflow.
• Řešení: Nasazení ELOprofessional s workflow. Tento workflow zahrnoval komponenty jako rozpoznání čárového kódu, zobrazení několikastupňové schvalovací hierarchie na straně IBM AS/400.
• Užitek: Dokumenty se z velké části archivují automaticky a lze je znovu velmi rychle vyhledat. Plynulé a transparentní procesy zajišťuje ELO workflow.

Co říká zákazník

"Dokumenty se z velké části archivují automaticky a lze je znovu velmi rychle vyhledat. Možnost zobrazit stávající strukturu archivace 1:1 jistě přispěla k akceptaci ELO." Andreas Neumann, systémový manager

"Zaměstnanci si na DMS systém ELO zvykli velmi rychle a už by se této možnosti optimalizovaných pracovních postupů neradi vzdávali." Andreas Neumann, systémový manager.