Hlavní cíle:

• Správa ISO dokumentace
• Integrace MS-Outlook a MS-Office na DMS
• Integrace SAP Office s DMS
• Možnosti přístupu přes Internet-Gateway
• Replikace dat (Hrušovany a Opava)
• Použití workflow pro oběh dokumentů
• Centrální úložiště (výrobní útvar, řepný útvar, ekonomické informace, obchodní informace, management firmy)

Předběžná studie

Předběžná studie stanovila podstatné rámcové podmínky a detaily zadání pro provedení projektu. Základem byly první rozhovory, vedené se zodpovědnými pracovníky a s pracovníky, kterých se týká zavedení systému ELOprofessional v rámci organizace.

Analýza současného stavu

V analýze stávajícího stavu byl prozkoumán přesný stav současné dokumentace a průběh pracovních procesů v jednotlivých firemních úrovních a stav technického vybavení oddělení, v nichž měl být systém ELOprofessional zaveden.

Analýza vycházela ze stávajících organizačních dokumentů, popisu postupů a z aktuálních informací zjištěných v rozhovorech .

Zjištěný snímek skutečného stavu tvořil základ pro verifikaci dokumentové, organizační a technické koncepce.

V této fázi bylo nutno analyzovat:

• objem a formáty stávajících dokumentů a zároveň jejich způsobilost pro zpracování v DMS systému
• průběh pracovních procesů s ohledem na personální a organizační strukturu
• technické vybavení pracoviště

Přitom byly použity následující metody:

Analýza dokumentů

Prozkoumání způsobu archivace dokumentů z hlediska jejich přístupnosti, bezpečnosti, a lhůty pro uchování.
Cíl: Stanovení typu, množství a četnosti dokumentů

Prozkoumání dokumentačních procesů na konkrétních pracovištích Přesný popis organizačního zajištění a analýza firemních a dokumentačních procesů.
Cíl: dtto

Analýza styčných míst

Detailní průzkum struktury dat a možnost integrace jiných aplikací do systému ELOprofessional.
Cíl: Zjištění možnosti integrace dalších systémů

Analýza okrajových podmínek

Rozdělení podle strategických, organizačních a technických hledisek.
Cíl: Vyhotovení obecných směrnic pro celkovou koncepci

Výsledky této analýzy byly zpracovány v několika dokumentech.

Projekční tým pro zavedení

Implementaci a zavádění systému prováděl výhradně certifikovaný ELOprofessional Business Partner. Pro optimální provedení pilotního projektu byly zodpovědné osoby jmenovány písemně.

Časový rámec projektu pro zavedení

Pro kompletní realizaci díla byl stanoven časový plán s konkrétním termínem začátku s harmonogramem dalších kroků.
Časový harmonogram byl odsouhlasen zodpovědnými osobami.

Aktuální stav

Zpracování dokumentů v řádu 100 GB. Systém je využíván pro správu dokumentace ISO celé organizace, v ekonomické oblasti pro propojení ekonomických a daňových dokumentů uložených v DMS a v systému SAP, dále pak pro správu dokumentů top managementu.