Skupina Pernod Richard prodává prostřednictvím svých 70 poboček po celém světě lihoviny a víno. Pernod Ricard má jako německá dceřiná společnost mezinárodního koncernu na starosti německý trh, na který dodává známé prémiové značky destilátů a vín. Firma je zaměřena na maximální blízkost zákazníkům a spotřebitelům, a proto používá veškeré klasické nástroje marketingového mixu. V obchodním roce 2006/2007 dosáhla firma hrubého obratu bez DPH ve výši 400 mil. Euro. Pernod Ricard zaměstnává 160 pracovníků.
Velká část obchodní komunikace probíhá u firmy Pernod Ricard e-mailem. Systémy některých zaměstnanců přitom již překročily hranici 10 GB. Kvůli tomu často docházelo ke spadnutí systému. Společnost se tedy rozhodla zavést systém správy dokumentů (DMS), který by zaručoval bezpečnou archivaci e-mailů a navíc mohl také zobrazit workflow pro žádosti o dovolenou a služební cesty. "Protože jsme zároveň přecházeli z Lotus Notes na Exchange, bylo pro nás velmi důležité hladké propojení DMS s novou poštovní aplikací. U ELO nás přesvědčila obzvláště tato integrace s Exchange", objasňuje rozhodnutí pro ELOprofessional Holger Marks, vedoucí projektu u Pernod Ricard.

Uživatelsky přívětivý

Společně s obchodním partnerem ELO se firma Pernod Ricard rozhodla pro archivaci e-mailů na serverové bázi. To jednak zajišťuje, že veškeré obchodní e-maily budou bezpečně a centrálně archivovány. A za druhé se poštovnímu systému díky odsunutí e-mailů uleví a zůstane tak zachován jeho výkon.
Podle definovaných kritérií si ELO automaticky vybírá e-maily z Exchange a nahrazuje jej odkazem v Outlooku. Tak se z Exchange odstraní všechny e-maily včetně příloh, které jsou starší než jeden rok a archivují se v ELO. Pro uživatele to i nadále vypadá tak, jako by byl e-mail stále v Outlooku. Pouze odkaz ELO v řádku s předmětem ukazuje na to, že e-mail už je uložen na externím serveru. ELO archiv zde pracuje na SQL serveru.

Bezpečná archivace

Potřebuje-li uživatel již archivované e-maily, stačí kliknout na odkaz v Outlooku a ELO dá uživateli e-mail opět k dispozici. "Pro naše zaměstnance se mnoho nezměnilo, pracují s poštovním programem tak, jak jsou zvyklí. Za povšimnutí stojí, že díky odsunutí e-mailů je program mnohonásobně výkonnější a stabilnější", zdůrazňuje Holger Marks výhody archivace. Navíc jsou e-maily, které byly převedeny do ELO, uloženy ověřitelně. ELO přesně přebírá zaměstnanecké účty z outlooku.

Jednoduše podané žádosti

Pomocí ELO workflow se řídí žádosti o dovolené a služební cesty. Zaměstnanec podá žádost, ta se odešle e-mailem vždy na nejbližšího zástupce. Je-li žádost schválena, předá ji workflow dál až po definitivní schválení a zaslání žadateli. Tím je zajištěno, že proces probíhá plynule a transparentně. Navíc má zaměstnanec možnost zobrazit si přehled všech žádostí o dovolené a služební cesty. Holger Marks k tomu říká: "Už jsme podobné řešení měli v Lotus Notes, se kterým jsme byli velmi spokojení. Proto jsme nyní nadšeni, že obchodní partner ELO uměl kromě archivace e-mailů v ELO jednoduše realizovat také stejný workflow jako byl tehdy v Lotus Notes.

Stoprocentní spokojenost

Další rozšíření projektu se zatím neplánuje. "S ELO jsme realizovali přesně to, co jsme chtěli a jsme s výsledkem více než spokojení. Samozřejmě se budeme postupně seznamovat s funkcemi, které program ještě nabízí, a rozhodneme se, zda můžeme optimalizovat ještě další pracovní procesy", tolik Holger Marks na závěr.

Ve zkratce

• Země: Německo
• Odvětví: Výroba lihovin
• Firma: Skupina Pernod Ricard prodává prostřednictvím svých 70 poboček po celém světě lihoviny a víno. Jako německá dceřiná společnost mezinárodního koncernu skupiny Pernod Ricard prodává Pernod na německém trhu portfolio známých prémiových značek destilátů a vín. Pernod Ricard Německo zaměstnává 160 pracovníků.
• Zadání: Poštovní systémy již překračovaly hranici 10 GB. Pernod Ricard přechází z Lotus Notes na Exchange jako poštovní program. E-maily je zapotřebí odsunout a archivovat. Navíc je zapotřebí pomocí workflow řídit žádosti o dovolenou a služební cesty.
• Řešení: Díky propojení ELOprofessional s Exchange jsou všechny e-maily, které jsou starší než jeden rok, automaticky archivovány v archivu ELO. ELO workflow řídí žádosti o dovolenou a služební cesty.
• Užitek: Poštovní program pracuje výkonněji a bezpečněji. Zaměstnanci si nemusí zvykat na nic nového, protože archivace probíhá na pozadí a je plně transparentní. Žádosti o dovolenou a služební cesty jsou s ELO plynulé a transparentní.

Co říká zákazník

"Spolupráce s obchodním partnerem ELO probíhá bezvadně. Jsme velmi spokojeni s profesionálními konzultacemi, které nám nabízí. " Holger Marks, vedoucí projektu u Pernod Ricard Německo

"Pro naše zaměstnance se mnoho nezměnilo, pracují s poštovním programem tak, jak jsou zvyklí. Důležité však je, že díky přesunu e-mailů do ELO je náš Outlook mnohokrát výkonnější a stabilnější." Holger Marks, vedoucí projektu u Pernod Ricard Německo

"U ELO nás přesvědčila obzvláště integrace s Exchange." Holger Marks, vedoucí projektu u Pernod Ricard Německo

"S ELO jsme realizovali přesně to, co jsme chtěli a jsme s výsledkem více než spokojení". Holger Marks, vedoucí projektu u Pernod Ricard Německo