Oblast č.1

Správa kmenových spisů podnikatelských subjektů (OŽI)

Původní stav

Původně i nyní jsou data o podnikatelských subjektech spravována v rámci základní softwarové agendy OŽI. Jedná se o strukturovaná data databázového charakteru. Obsahující všechny informace o podnikatelských subjektech. Nad touto základní identitou podnikatelského subjektu probíhají nejrůznější správní řízení,jejichž výsledkem jsou dokumenty (žádosti, rozhodnutí atd.), které tvoří vlastní spis příslušného subjektu. Tento spis existuje primárně ve fyzické (papírové) podobě.

Současný stav

V současné době jsou informace o podnikatelských subjektech spravovány v novém softwarovém systému agendy OŽI. Zároveň jsou vytvořeny záznamy o podnikatelských subjektech vytvořeny formou spisu v systému ELOprofessional. Tento systém umožňuje postupnou digitalizaci jednotlivých papírových spisů a jejich efektivní správu a sdílení jednotlivými referenty.

Cílový stav

Cílem je převést do digitální podoby maximum papírových dokumentů vázaných k podnikatelským subjektům. Tento stav by umožnil optimalizovat sdílení a správu kmenových spisů podnikatelských subjektů.

Oblast č.2

Evidence výpůjček spisů (OŽI)

Původní stav

Původní software, který OŽI používal obsahoval funkcionalitu pro vedení agendy výpůjček spisů podnikatelských subjektů. Po zavedení nového software přestala být tato funkcionalita podporována, vznikla potřeba tuto oblast řešit jiným způsobem.

Současný stav

V současné době byl nad systémem správy kmenových spisů zprovozněn systém evidence výpůjček spisů podnikatelských subjektů. Systém umožňuje evidenci výpůjček fyzických spisů jednotlivými referenty. Dále je možno pořizovat nejrůznější standardizované výstupní sestavy.

Cílový stav

Evidence výpůjček bude možno v budoucnu kombinovat přímo s evidencí použití digitalizovaných kmenových spisů. Takový systém v sobě bude kombinovat výhody efektivního sdílení digitalizovaných dokumentů s přesnou evidencí výpůjček fyzických spisů.

Oblast č.3

Příprava a archivace materiálů do Komise územního rozvoje (OÚR)

Původní stav

Odbor územního rozvoje zpracovával podklady pro Komisi územního rozvoje kombinací fyzické a digitální podoby dokumentů. Výsledkem byla složka papírových dokumentů, která sloužila jako podklady pro jednotlivá zasedání komise.

Možné problémy:

• Velká spotřeba papíru (obsáhlá kolekce dokumentů identická pro všechny členy komise)
• Komplikovaná logistika dokumentů (sběr a distribuce dokumentů)

Současný stav

V současné době je příprava a distribuce materiálů komise realizována prostřednictvím systému ELOprofessional. V tomto prostředí jednak vznikají kolekce dokumentů vytvořených převážně v kancelářských aplikací (MS Office) a dále dochází k jejich efektivní distribuci (exportem na CD-ROM) a archivaci.

Výhody:

• Úspory papíru
• Efektivní logistika a distribuce dokumentů
• Možnost jednoduché a efektivní dlouhodobé archivace dokumentů včetně poznámek jednotlivých členů komise

Cílový stav

V budoucnu je možné doplnit šablony dokumentů přímo do systému ELOprofessional, takže vznik nových dokumentů bude iniciován přímo ze systému ELO.