"Na software jsme si zvykli a dosud jsme nikdy neměli problémy, například při aktualizacích. Výrobce se v rámci každoroční strategické porady informuje o našich přáních a cílech." Dirk-Alexander Kogel, vedoucí týmu v centrálním oddělení Organizace/IT-BA ve skupině Südzucker.

"Myslet a jednat v zájmu plnění úkolů dneška a zítřka pro zajištění zájmů a oprávněných přání akcionářů, zákazníků, dodavatelů, pracovníků ve firmě a budoucích generací." To jsou hlavní strategické myšlenky, vnímání sebe sama a vize společnosti Südzucker Gruppe, největšího výrobce cukru v Evropě. S objemem výroby 4,6 mil. tun cukru zaujímá koncern vedoucí postavení na evropském trhu. Před 150 lety začalo všechno s cukrem, dnes pro sebe skupina Südzucker objevila také další pole působnosti. Dceřinné společnosti tak vyrábí pizzy, koncentráty ovocných šťáv, výživu pro sportovce, škrob a lepidla. Nejnověji vyrábí Südzucker v jedné z největších a nejmodernějších výroben v EU motorové palivo bioethanol.

Od "malého" po komplexní řešení

S rozšířením produktové nabídky začala společnost Südzucker sjednocovat také své IT prostředí. Během tohoto procesu bylo rozhodnuto zavést centrální systém správy dokumentů (DMS). Ve firemní centrále v Mannheimu se již od začátku října 2000 používalo archivační řešení ELO pro finanční účetnictví. Tehdy doporučili software sami uživatelé, protože soukromě měli velmi dobré zkušenosti s "malým řešením" ELOoffice. Tehdejší rozhodnutí firmy pro ELO ve finančním účetnictví se ukázalo být šťastnou volbou. Protože časem se DMS (ve verzi ELOprofessional 3.0) vyvinulo v centrální archiv, do kterého bylo bez problémů možno integrovat všechny ostatní operativní systémy.

ELO jako srdce harmonizace IT

I přes dobré zkušenosti s ELO si skupina Südzucker v roce 2005 v rámci studie proveditelnosti prohlédla další renomované výrobce DMS. Řešení ze Stuttgartu znovu přesvědčilo. Firma Südzucker se rozhodla učinit z ELOenterprise srdce centrálního DMS prostředí v Mannheimu. Rozhodujícím aspektem byl pro zodpovědné osoby kromě technologie ELO také a zejména nabízený servis. V rámci strategické porady se ELO každoročně informuje o aktuálních přáních a cílech firmy. Další bod k dobru získala ELO díky své certifikací pro portálové produkty SAP Enterprise Portal a Microsoft Sharepoint Portal Server 2007. Portál SAP Enterprise se v současnosti v Südzuckeru zavádí.

Silná technologie pro všechny požadavky

Optimální souhra více systémů byla při zavádění DMS systému rozhodující. Dnes jsou přijaté faktury před zpracováním "časně naskenovány", to znamená přes automatickou klasifikaci faktur firmy Insiders Technologies jsou načteny potřebné obsahy z faktury a předány finančnímu modulu SAP. Rozhraní mezi SAP a ELO umožňuje přístup ke všem datům přes archiv ELO. Také software pro projektový management od SAPu, cProjects, je s ELO propojen.

Hromadná data bezpečně uložena

Již teď je v DMS uložen téměř jeden terabyte dat. ELOenterprise používá archivační server L585-Proliant od Hewlett Packard a databázový systém Microsoft SQL Server. Pokud se množství dat v průběhu let ještě zvýší, nebude při zvoleném řešení problémem přejít na větší úložný systém Centera výrobce EMC..

Vysoká míra akceptace u zaměstnanců

Základním předpokladem pro úspěšnou a efektivní realizaci DMS systému je jeho akceptování ze strany zaměstnanců. Systém musí být uzpůsoben požadavkům koncových uživatelů. Intuitivní uživatelské rozhraní ELO se těmto potřebám podřizuje. Christian Lenz, CIO u Südzucker Gruppe, to potvrzuje v jednom ze článků v časopisu Computerwoche: "Uživatelé mohou do systému nahlédnout stejně jako do spisové skříně. Dále je DMS navržen jako klientské řešení. Obsahuje logicky oddělené archivy pro management, centrální oddělení personalistiky a pro všechny ostatní uživatele. V kombinaci s přístupovými právy k některým pro firmu kritickým dokladům přispívá tento přístup velkou měrou k akceptaci řešení." Zásadně se firmy nesmí nikdy snažit uživatelům nějaké řešení vnutit, protože to sotva může podařit. Musíte z lidí udělat účastníky, ne oběti."

Trvalé rozšiřování DMS

Nyní jsou již digitálně evidovány ručně psané doklady pěstitelů cukrové řepy. U výroby cukru to přitom může být až 60.000 dokladů týdně. ELO workflow doklady kontroluje a archivuje, resp. je schvaluje k odeslání poskytovateli služeb. Informační tok zůstává nepřerušený a tedy garantovaný. Kromě prostředí SAP jsou přes webové služby propojeny s archivem ELO i další aplikace - patří sem standardní software jako Outlook/ Exchange i speciální aplikace vyvinuté přímo ve firmě Südzucker. Kromě uživatelů SAP (připojených přes Archivelink) pracuje s DMS nyní dalších 80 až 200 uživatelů současně a po celém světě prostřednictvím terminálového serveru. V závislosti na původu jsou texty uloženy v angličtině, němčině, francouzštině, holandštině, španělštině a italštině. Uživatelé SAP si mohou dokumenty v ERP klientu prohlížet ve formátu PDF nebo Tiff, všichni ostatní uživatelé potřebovali dosud Windows klienta. To by se mělo podle Kogela změnit, neboť v budoucnu chce Südzucker vsadit již jen na webového klienta ELO a portálová rozhraní. Ty umožní centrální přístup ke všem relevantním firemním dokumentům přes internet, aniž by bylo potřeba instalovat Windows klienta.

Efektivní týmová práce díky managementu elektronické pošty

ELOenterprise má být co nejrychleji zaveden ve všech německých závodech skupiny Südzucker. Uživatelé pak budou ukládat personální složky, Office dokumenty, laboratorní listy, faktury, CAD výkresy i data z managementu dokladů ELO a SAP výhradně centrálně v ELO. Díky tomu bude zajištěn rychlý přístup k datům i mezi jednotlivými závody. Efektivní týmová práce nebude problémem, protože dokumenty budou k dispozici centrálně ve společnosti a zaměstnanci k nim budou mít přístup, pokud budou mít příslušná přístupová práva. E-maily bude možno ukládat v Outlooku dle jednotlivých procesů. To podstatně sníží počet interních e-mailů s přílohami, neboť s ELO lze zasílat odkazy ukazující na umístění e-mailu v archivu.

Do budoucnosti s klidem

Skupina Südzucker je mnohostranná a firemní procesy jsou komplexní. DMS systém pomáhá dosáhnout transparentnosti a zachovat přehled. V budoucnu se pro koncern zcela jistě otevřou ještě další oblasti obchodní činnosti. ELOenterprise jako srdce IT prostředí nabízí flexibilní technologii, která je vyzbrojena pro všechny nadcházející úkoly skupiny Südzucker.

Ve zkratce

• Stát: Německo
• Obor: zpracovatelský průmysl
• Firma: Ve výrobě cukru zaujímá skupina Südzucker s produkcí 4,6 mil. tun vedoucí postavení na trhu. Její cukrovary se nachází po celé Evropě.
• Úkol: Rostoucí objemy dat, zvyšující se prostorové nároky na archiv, rychlé vyhledávání informací, procesně řízené postupy.
• Řešení: Propojení ELOenterprise se SAP R/3 4.7. Integrace aplikací MS-Office, standardního software "LaBbase" v oddělení F&E (správa laboratorních údajů, výzkum a vývoj), aplikace "AMI" (management účastí) do ELO. Také systém BIS (výkazy v rámci centrálního vývojového oddělení), který byl vyvinut ve firmě, a produkt Labware LIMS v produkci jsou propojeny s ELO.
• Užitek: Rychlé sestavování operací, efektivní procesy, nižší nároky na prostory, zajištění důležitých podkladů. V ELO je v současnosti uložen téměř jeden terabyte dat (laboratorní listy, personální složky, data z managementu dokladů ELO a SAP, faktury, office dokumenty, projektové podklady, návody k obsluze, CAD výkresy, obrázky, videa).