Digitální propojení v éře globalizace si žáda flexibilitu, flexibilní technologie schopné úprav, ale také flexibilní pracovní svět. Firemní skupina W.I.R/IRW, jeden z předních poskytovatelů personálních služeb a služeb pro průmysl v Německu, plní tento požadavek svými 57 pobočkami po celém Německu. Do spektra nabídky této firemní skupiny patří zprostředkování personálu, práce na dobu určitou "Try & Hire" a služby pro průmysl, údržba, outsourcing a zpracování projektů pro téměř všechny obory.

Silná procesní podpora pro jistotu do budoucnosti

Společnost W.I.R rozšiřuje své pobočky krok za krokem. Z důvodu nepřetržité expanze se firma rozhodla vyřizovat administrativu centrálně v hlavní pobočce v Ekrathu (Severní Porýní-Westfálsko) a optimalizovat ji. V minulosti byla například správa uchazečů, zaměstnanců a zákazníků kompletně v rukou jednotlivých poboček. Procesy byly často časově náročné, náchylné k chybám a neprůhledné. Společnost W.I.R hledala řešení, pomocí kterého by procesy optimalizovala, efektivněji využívala své zdroje a posílila spolupráci mezi centrálou a pobočkami. Informace musely být k dispozici v rámci celé firmy. Řešení mělo být jednoduše integrovatelné do operativního systému u W.I.R. Navíc měly být pracovní procesy řízeny a podporovány workflow. Po vyhodnocení 10 dodavatelů se W.I.R rozhodla pro ELOprofessional. Veškeré základní požadavky splnilo ECM řešení (Enterprise Content Management) již ve standardu - přesvědčila zejména vynikající automatizovaná podpora procesů.

Krátká doba na zapracování

Po rozhodnutí pro ELO bylo řešení nasazeno v celé firmě za pouhé čtyři měsíce. Zavádění řešení trvalo v každé pobočce pouze jeden den. Stejně dlouho trvalo školení pro uživatele, a to díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní ELOprofessional. Následující den byla zaměstnancům při práci s novým řešením ještě poskytována pomoc a následně mohli s aplikací bez problémů pracovat sami. Řešení dnes kompletně podporuje správu uchazečů, personálu a zákazníků. Paralelně k tomu bylo do provozu uvedeno zkušební prostředí. V něm si mohou všichni uživatelé jednotlivé procesy přehrávat a mají tedy možnost je dále optimalizovat a přizpůsobovat nové požadavky systému.

Rychlá a efektivní práce

Dnes jsou podklady na pobočkách opatřeny čárovým kódem, naskenovány a přes file router přenášeny online do centrály v Erkrathu. Tam díky čárovému kódu poznají, o jaký druh dokumentu se jedná a kde byl zaevidován. Na tomto základě se pro příslušnou operaci automaticky spustí vhodný workflow, který dokumenty v každém kroku předloží kompetentnímu pracovníkovi v centrále. Informace pro tento postup se načítají přímo z databáze, která obsahuje popisy procesů u W.I.R. Referent nyní může dokument zkontrolovat, akceptovat či zamítnout a v případě potřeby si od pobočky vyžádat doplňující informace. Komunikace také probíhá online. Zaměstnanec na pobočce má tak ihned zpětnou vazbu a může například ještě do pohovoru s uchazečem zahrnout pokyny z centrály. To pro W.I.R znamená obrovské úspory času.

Získaný drahocenný čas a zdroje

"Administrativa se nyní vyřizuje kompletně v centrále v Erkrathu. Filiálky se mohou plně soustředit na prodej a péči o zaměstnance. Díky tomu šetříme drahocenný čas a zdroje. Zároveň můžeme lépe řídit kapacitní výkyvy v jednotlivých pobočkách", vysvětluje vedoucí oddělení IT a organizace Peter Friedrich. Kvalita práce se trvale zlepšila." Filiálky měly dříve zčásti rozdílné způsoby práce. Díky řízení pomocí workflow v ELOprofessional jsou procesy nyní standardizovány, což také podstatně snížilo počet chyb", říká Peter Friedrich. Přes databázi s popisy procesů můžeme automaticky generovat dynamické workflow."

Rozšíření díky přidané hodnotě

ELOprofessional se za krátkou dobu velmi osvědčilo. Aplikace bude v nejbližší době dále rozšířena. Plánováno je propojení účetnictví, oddělení bezpečnosti práce, administrativy a managementu podniku. Uvažuje se také o integraci do portálového serveru Microsoft Sharepoint jako řešení pro intranet a zákaznický portál. Kromě toho bude na řešení napojena i sesterská společnost IRW - Industriedienstleistung Reinigung und Wartung jako specialista na služby pro průmysl. Procesy a služby mezi oběma firmami tak lze v budoucnu ještě lépe sladit. "Pro nás byla realizace tohoto centrálního řešení obrovským pokrokem", dodává Peter Friedrich na závěr. "S novými technologiemi a metodami mohou naši uživatelé ve všech firemních oblastech dnes pracovat podstatně rychleji a efektivněji."

Ve zkratce

• Stát: Německo
• Obor: poskytování služeb
• Firma: W.I.R/IRW je jeden z předních poskytovatelů personálních služeb a služeb pro průmysl v Německu, po celém Německu má v současnosti 57 poboček.S více než 2.000 zaměstnanci dosahuje obratu v řádu desítek milionů: divize W.I.R v oblasti personálních služeb s prací na dobu určitou, projektovou činností a zprostředkováním personálu a divize IRW v sektoru služeb pro průmysl s údržbou zařízení, realizací dílčích provozních procesů outosourcingových partnerů v průmyslu a poskytováním projektových služeb šitých na míru. Centrála obou firem je v Erkrathu u Düsseldorfu.
• Úkol: Administrativa měla být centrálně přesunuta do Erkrathu z důvodu rozšiřování poboček. Společnost W.I.R hledala řešení, pomocí kterého by procesy optimalizovala, efektivněji využívala své zdroje a posílila spolupráci mezi centrálou a pobočkami. Informace měly být k dispozici v rámci celé firmy a řešení mělo být snadno integrovatelné do operativního systému u W.I.R.
• Řešení: Podklady jsou na pobočkách opatřeny čárovým kódem, naskenovány a přes file router přenášeny online do centrály v Erkrathu. Tam díky čárovému kódu poznají, o jaký druh dokumentu se jedná a kde byl zaevidován. Na tomto základě se pro příslušnou operaci automaticky spustí vhodný workflow v ELO, který dokumenty v každém kroku předloží kompetentnímu pracovníkovi v centrále. Komunikace probíhá online.
• Užitek: Optimální komunikace mezi pobočkami. Rychlá a efektivní práce. Zaměstnanci mají všechny informace ihned k dispozici a mohou je ihned použít při pohovoru s uchazeči. Enormní úspora času pro zaměstnance, která prospěje zejména zákaznické službě.

Co říká zákazník

"S ELOprofessional máme perfektně sladěné softwarové technologie, správné workflow a robustní celkovou koncepci, která naši činnost optimálně a spolehlivě podporuje." Peter Friedrich, projektový vedoucí v oddělení IT a organizace.

"Administrativa se nyní vyřizuje kompletně v centrále v Erkrathu.Filiálky se mohou plně soustředit na prodej a péči o zaměstnance.Díky tomu šetříme drahocenný čas a zdroje.Současně můžeme lépe řídit kapacitní výkyvy v jednotlivých pobočkách." Peter Friedrich, projektový vedoucí v oddělení IT a organizace.

Filiálky měly dříve zčásti rozdílné způsoby práce.Díky řízení pomocí workflow v ELOprofessional jsou procesy nyní standardizovány. To podstatně snížilo počet chyb" Peter Friedrich, projektový vedoucí oddělení IT a organizace.

"Pro nás byla realizace tohoto centralizovaného řešení obrovským pokrokem. S novými technologiemi a metodami mohou naši uživatelé ve všech firemních oblastech dnes pracovat podstatně rychleji a efektivněji." Peter Friedrich, projektový vedoucí v oddělení IT a organizace.