Z důvodu pozitivního vývoje na odbytových trzích se od roku 1998 koncentráty ovocných šťáv a základní látky pro nápoje od Ybbstaleru nevyrábí pouze v hlavním sídle v Rakousku, nýbrž také v dalším zpracovatelském závodě v Polsku. Již mnoho let firma Ybbstaler vyrábí a prodává vysoce kvalitní produkty pro nejrůznější oblasti potravinářského a nápojového průmyslu. Vysoké nároky přitom klade na přírodní čistotu zpracovávaných surovin. Ybbstaler dodává své produkty do celého světa.

Individuální řešení a intuitivní používání

Vedení společnosti si velmi dobře uvědomovalo nutnost perfektního přehledu v oblasti firemních procesů. Byly zjištěny nedostatky v nákupním oddělení a management se rozhodl zavést systém pro archivaci a správu dokumentů. Složité způsoby nakládání s papírovými dokumenty díky tomu měly patřit minulosti. Zejména bylo důležité, aby potřebné informace bylo možno nalézt rychle, bez složitostí a nejlépe všechny na jednom místě. Po důkladném vyhodnocení výrobců DMS systémů vsadila firma Ybbstaler na ELOprofessional. "Přesvědčily nás možnost uzpůsobit ELO přesně našim potřebám pomocí skriptování a zejména snadné ovládání systému", říká vedoucí IT Reinhard Spreitzer. Startovní výstřel pro projekt ELO padl na jaře roku 2007.

Změna ve zdlouhavých a obtížných procesech

Před zavedením ELOprofessional se spustil tok papírových dokumentů na mostní váze. Zde se vážila přijíždějící vozidla před vykládkou a po ní, aby se zjistilo skutečné množství dodávky. Na tomto místě se vystavují a podepisují doklady o vážení a přejímce zboží, celní dokumenty, certifikáty a kontrolní protokoly. Dokumenty jsou pak dále předány do laboratoře a celnímu resp. účetnímu oddělení. Protože s doklady pracuje několik oddělení nezávisle na sobě, bylo zapotřebí je několikrát zkopírovat a pak předávat zodpovědnému pracovníkovi. Důsledkem toho byl zdlouhavý, obtížný a zejména nepřehledný proces.

Jasné procesy díky strukturované koncepci

S ELOprofessional patří tyto zdlouhavé procedury minulosti: Veškeré papíry se ihned po přejímce naskenují na centrálním místě a uloží v elektronické podobě. Vytvoření evidenční karty přitom v ELO probíhá zčásti automaticky, zčásti ručně. Díky struktuře stanovené firmou předem jsou všechny dokumenty přiřazeny příslušné události. S použitím čárového kódu, který se generuje z vlastního firemního ERP systému (CSB) se přiřazení a archivace dodacích a vážních listů do archivu ELO děje plně automaticky. Od tohoto okamžiku je z každého libovolného místa v rámci firmy přístup k těmto datům. ELO zde funguje jako centrální informační databáze.

Snížení nákladů a ochrana životního prostředí

Firma Ybbstaler nyní nejen ušetří spoustu papíru, ale snížením spotřeby papíru zároveň i chrání životní prostředí. "Už jen u přejímky zboží se nám podařilo objem tištěných dokladů drasticky zredukovat. Pracovní postupy se díky tomu podstatně urychlily", říká s nadšením Reinhard Spreitzer. Zaměstnanci zodpovědní ve firmě Ybbstaler za IT se navíc zúčastnili školení ELO o skriptování a jsou nyní schopni sami naprogramovat a především zautomatizovat práci s prvky struktury a chování dokumentů po archivaci. To firmě nabízí nezávislost a flexibilitu, která i v budoucnu zaručí optimální uzpůsobení ELO požadovaným pracovním procesům.

Tři kroky k úspěchu

Před zavedením ELO promyslela firma Ybbstaler společně s obchodním partnerem ELO podrobnou koncepci implementace projektu, která probíhala nakonec ve třech krocích.

Krok 1: Pomocí ELO se spravují veškeré nákupy od ovoce a jiných surovin přes stroje až po kancelářské sponky. Navíc lze všechny dokumenty z MS Office a Outlooku archivovat v ELO přímo k příslušnému případu. Užitek pro zaměstnance je obrovský. Rychle a přehledně naleznou všechny dřívější nabídky a mohou tak efektivně porovnávat ceny.

Krok 2: Zahrnuje také oblast nákupu všeho surovin okolo (materiály jako kartóny, obaly nebo etikety). I zde se mají veškerá vstupní data elektronicky zadat do systému ELO a mohou být účinně zpracována.

Krok 3: V závěrečné fázi je plánováno integrovat do DMS účetnictví s jeho centrálním ukládáním dat. Zde má být schvalování faktur řízeno workflow. Také je v plánu přímé propojení elektronického faxovacího systému na prostředí ELO.

Krok 1 již byl dokončen, dokončení ještě otevřených projektových bodů je plánováno na druhou polovinu roku 2008.

Mobilita pro vyšší flexibilitu v odbytu

Externí zaměstnanci, kteří se pohybují po celém světě, používají modul ELO Mobile pro práci na cestách. S sebou si tak ve svém notebooku vozí i archiv ELO. Modul jim poskytuje plnou funkčnost DMS na cesty, Reinhard Spreitzer k tomu říká: "Obchodníci tak mají přímý přístup k nabídkám, potvrzením objednávek nebo nejrůznějším projektům. To zaručuje efektivní prodejní práci u zákazníka." Mobilní klient ELO poskytuje archiv ELO k dispozici i offline, takže uživatel není závislý na špatném či neexistujícím internetovém připojení.

Akceptace a optimalizace na plné čáře

"Zaměstnanci přijali nové, zjednodušené pracovní postupy s velkým nadšením", líčí Reinhard Spreitzer dosavadní nasezení ELO, "kdo se dříve musel při dodatečném hledání určité dodávky prokousat celými horami spisů, tomu dnes stačí pár kliknutí na počítači a informace má k dispozici na obrazovce." 25 zaměstnanců firmy Ybbstaler již bylo v novém systému zaškoleno. Již po dokončení první fáze projektu se podařilo pracovní procesy u Ybbstaleru podstatně zoptimalizovat. Dokumenty už se nekopírují a nepřepravují křížem krážem celou firmou, díky ELOprofessional stačí pár kliknutí myší a požadované informace jsou po ruce. V následujícím kroku bude ELO zavedeno v oblasti financí a účetnictví.

Ve zkratce

• Země: Rakousko
• Odvětví: Potravinářský průmysl
• Firma: Ybbstaler je renomovaný výrobce koncentrátů ovocných šťáv a přírodních základních látek pro nápoje. Se svými zpracovatelskými závody v Evropě patří tato firemní skupina celosvětově mezi největší ve svém oboru.
• Zadání: Snížení množství papírů ve firmě. Informace mají být k dispozici centrálně a snadno k nalezení.
• Řešení: Použití ELOprofessional. Dokumenty se při pořízení přímo naskenují a zčásti automaticky a zčásti manuálně opatří evidenční kartou. Propojení s MS Office a Outlookem
• Užitek: Rychlé zpracování. Snížení množství papírových dokumentů. Zaměstnanci mají informace rychle po ruce.

Co říká zákazník

"Díky systému správy dokumentů od ELO se nám podařilo snížit nákladnou přepravu papírových dokladů na nejmenší možnou míru a tím obrovsky urychlit komunikační cesty v rámci firmy."
Reinhard Spreitzer, vedoucí IT u Ybbstaler Fruchtsaft Ges. m.b.H.

"Zaměstnanci přijali nové, zjednodušené pracovní postupy s obrovským nadšením."
Reinhard Spreitzer, vedoucí IT u Ybbstaler Fruchtsaft Ges. m.b.H.

"Kde se dříve bylo nutno při dodatečném hledání určité dodávky prokousat celými horami spisů, stačí dnes pár kliknutí na počítači a informace jsou k dispozici na obrazovce."
Reinhard Spreitzer, vedoucí IT u Ybbstaler Fruchtsaft Ges. m.b.H.

"Prodejci mají s mobilním klientem ELO přístup přímo k nabídkám, potvrzením objednávek nebo nejrůznějším projektům. To zaručuje efektivní prodejní práci u zákazníka."
Reinhard Spreitzer, vedoucí IT u Ybbstaler Fruchtsaft Ges. m.b.H.

"Možnost přizpůsobit skriptováním ELO přesně našim potřebám a zejména skutečnost snadného ovládání systému nás přesvědčily!"
Reinhard Spreitzer, vedoucí IT u Ybbstaler Fruchtsaft Ges. m.b.H.

"S ELO jsme realizovali přesně to, co jsme chtěli a jsme s výsledkem více než spokojenost". Holger Marks, vedoucí projektu u firmy Pernod Ricard, Německo