Výkon celého systému Lotus Notes se tak podstatně zvýší. Archivace a vyhledávání v archivu ELO se provádí přímo z uživatelského rozhraní Lotus Notes. ELO pracuje na pozadí, přičemž známá struktura a způsob práce se pro uživatele nemění. Při generování dokumentů, například skenování, jsou všechny dokumenty doplněny o potřebné informace pro jejich správu v databázi Lotus Notes.

Do archivu ELO jsou zařazeny ty dokumenty, které již nebudou dále upravovány. Data uložená v archivu lze kdykoliv dále bezpečně uložit na jakákoliv optická média a znovu zobrazit v Lotus Notes.

V aktivní fázi uživatel zhotovuje a zpracovává dokumenty v Lotus Notes. Pro dlouhodobou úschovu předává tyto dokumenty do ELO. Propracované funkce, jako rozpoznání formulářů, přenos dat pomocí modulu ELO Cold nebo workflow, umožňují komplexní správu dokumentů.