Dejte své společnosti správný impuls s ELOprofessional

Rozmanitost dostupných modulů pro ELOprofessional umožňuje speciální konfigurace přesně uzpůsobené potřebám firmy. Veškeré firemní dokumenty přemístíte na jedno místo, čímž informace zpřístupníte velkému množství uživatelů a zároveň budou dokumenty zabezpečeny. Také u ELOprofessional je prioritou použitelnost systému. Velmi jednoduše lze vytvořit společnou projektovou strukturu archivu, složku pro zákazníka či zpřístupnit faktury, které jsou pak k dispozici i všem ostatním. Sofistikované řízení přístupových práv kontroluje přístup k citlivým datům. Při navrhování vašeho archivu nejsou kladena žádná omezení: ať už se rozhodnete jej navrhnout klasicky ve smyslu staré dobré spisové skříně se šanony a složkami nebo na základě individuálně vytvořených symbolů jako jsou týmové místnosti, aktivity či problémy k řešení.

ELOprofessional je moderní systém pro elektronickou správu dokumentů, který je navržen pro snadnou a rychlou práci s dokumenty. V systémech ELO může být dokumentem jaklibovolný soubor (MS-Office, PDF, video, záznam zvuku, obrázek, fax, e-mail,...) tak i papírový dokument. Systém umožňuje zařadit dokument velmi snadno do zabezpečeného elektronického archivu, ve kterém je pak možné snadno vyhledávat nejen podle zařazovacích kritérií, ale i fulltextově a navíc plně česky. ELOprofessional je systém důsledně založený na principech architektury klient-server s tím, že každá komponenta může být umístěna na samostatném počítači. Díky tomu je možné optimálně distribuovat úkoly mezi jednotlivé stroje tak, aby i při opravdu vysokém zatížení byly zachovány co možná nejkratší doby odezvy a aby práce s rozsáhlými archivy byla stejně pohodlná, jako v případě archivů malých.

ELOprofessional navíc důsledně odděluje dokumenty jako takové a jejich popisné údaje, stejně jako údaje o struktuře archivu. Dokumenty nejsou převáděny do zvláštního formátu charakteristického pro ELO, jsou zachovány v původních formátech! Pro uchovávání digitalizovaných papírových dokumentů se používá standardní formát TIFF s vysokým stupněm komprese. Použitím standardních formátů dokumentů a běžných relačních databází zůstává zákazník relativně nezávislý na výrobci systému - společnosti ELO Digital Office GmbH, navíc celý systém je velmi otevřený (možnost komunikace přes OLE a COM rozhraní), podporuje XML výměnu dat a digitální podpis.

ELOprofessional obsahuje již ve své základní verzi „workflow" - můžete řídit tok dokumentů ve vaší organizaci. Můžete použít buď jednoduchých AdHoc vytvářených schémat (ke schválení, na vědomí), nebo můžete pomocí velmi jednoduchého editoru vytvořit schémata průchodů standardních dokumentů organizací. Odkazy na dokumenty jsou automaticky rozeslány jednotlivým uživatelům včetně připomenutí. Jednotlivé uzly schématu workflow navíc umožňují nastavit lhůty pro zpracování dokumentu a systém podporuje sledování dodržování těchto lhůt, a to jak podle konkrétních aktivních workflow, podle uzlů, tak i podle uživatelů. ELO podporuje zastupitelnost jednotlivých uživatelů, a to nejen ve workflow. V případě, že některý pracovník např. z důvodu nemoci nebo dovolené není na pracovišti a nemůže tedy dočasně plnit své pracovní úkoly, stačí v ELOprofessional aktivovat zastoupení daného pracovníka jiným a veškeré úkoly nepřítomného pracovníka budou předávány jeho zástupci. Při tvorbě schémat průchodu dokumentu organizací je možné navíc používat podmínek nebo spojovacích uzlů, které po stanovenou dobu čekají na výsledek uzlů předcházejících. Je tedy možné například směrovat faktury znějící na určitou částku k odsouhlasení různým pracovníkům právě podle porovnání výše částky konkrétní faktury a prahové hodnoty. Podle jednoduchého kriteria můžete automaticky řídit oběh dokumentů v organizaci v závislosti na údajích konkrétního dokumentu. Ke každému uzlu schématu možné připojit i skripty, které se zpracují při přijetí úkolu nebo jeho odesílání, což otevírá možnosti pro další automatické zpracování dokumentů, vyplňování popisných údajů nebo i závislé spouštění dalších workflow. Workflow lze plně synchronizovat elektronickou poštou, takže účastníci procesu workflow dostávají úkoly prostřednictvím běžné elektronické pošty.

Právě používání skriptů a možnost jejich načasování na určité události v archivu dává systému ELO flexibilitu a rozšiřuje možnosti automatického zpracování a indexování dokumentů. Systém nepodporuje skripty jen interně, jednotlivé funkce ELO je možné volat i dálkově z jiné aplikace nebo i z jiného počítače, čímž je možné ELO propojit téměř s jakoukoli jinou aplikací.