Definice pojmu dokument se vyskytuje jednak v normativních materiálech, výkladových slovnících ale i v právním řádu. Z hlediska pojmu dokument je lze podle ČSN ISO 5127-1 -1983,1993 považovat za "zaznamenané informace, které mnohou být v procesu dokumentace považovány za ucelenou jednotku". Z pohledu právní úpravy můžeme vyjít z definice dokumentu podle zákona č.499/2004, kde je v §2 odst. d) dokumentem každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Tato obecná definice z pohledu zákona o archivnictví nám zcela zahrnuje např. i daňové doklady v písemné či v elektronické podobě, tak i účetní záznamy v písemné či technické formě. Všude, kde bude v následujícím textu použit pojem dokument, vycházíme z jeho definice z pohledu zákona 499/2004 Sb.
Jak již bylo uvedeno, dokumenty se mohou vyskytovat v mnoha formách. Pro další účely se budeme zabývat s písemnou formou a elektronickou (resp."technickou") formou dokumentu. Řada dokumentů vzniká v písemné formě a jejich následnou digitalizací může vzniknout nový dokument v elektronické podobě. Dokument může být vytvořen přímo a pouze v elektronické podobě.

Digitalizace dokumentů

Digitalizací produkujeme digitální kopie analogových originálů. Tímto procesem vzniká nový digitální (elektronický) dokument. Typickým příkladem je naskenování originální písemnosti do elektronické formy. Chování této kopie je odlišné od originálu, poskytuje však stejné sdělení a informaci jako to činil originál v písemné podobě. V prvotní fázi digitalizace nastal velký optimismus z hlediska tzv. zmražení času, zabránění efektu „stárnutí" písemných dokumentů. V dalších fázích digitalizace šlo především o vyloučení používání „originálů" v písemném tvaru a tím jejich lepší ochranu před ztrátou, poškozením a podobně. V poslední době nastává kombinace předchozího s důrazem na lepší a včasnější dostupnost dokumentů. Problematickou se však jeví jejich dlouhodobá archivace s ohledem na zajištění požadavku „neměnnosti" a „čitelnosti" po celou dobu archivace a to zejména s ohledem na množství datových formátů dokumentů a životnosti použité výpočetní techniky a nosičů dat.

Každý převod z jedné formy do druhé nám vytváří nový dokument, čímž zpřístupňujeme totéž základní sdělení formou odlišných dokumentů. Pomocí digitalizovaných dokumentů tak zpřístupňujeme stejné informace, jako zpřístupňují originály. Digitalizace však vytváří pro tyto informace nové specifické formy, které mají jinou identitu než originální. Zpřístupňujeme nové dokumenty, které mají svůj vlastní životní cyklus. Jestliže byly elektronické dokumenty jednou vytvořeny, měly by být uchovány jako takové (jako elektronické dokumenty).
Přínosy elektronických dokumentů - stejně vhodné pro zachycení různých informací - obrazu, zvuku, pohybu apod., je umožněno je zcela využívat v rámci počítačového prostředí naší civilizace, velmi snadno a efektivně se plošně zpřístupňují, elektronická informace nedegraduje v čase, „stárne" pouze nosné medium a technické prostředky, na kterém je však informace nezávislá.
Rizika použití elektronických dokumentů - nosná media degradují oproti mikrofilmu rychle,media i technické prostředky stárnou i morálně a tudíž nutno zabezpečit včasnou migraci dat. Tímto aspektem je nutné se zabývat vždy od počátku jakéhokoliv provozu systému, který bude využívat dokumentů v elektronické podobě. S nárůstem počtu dokumentů a s prodlužováním lhůt pro úschovu a případnou následnou archivaci roste významným způsobem jak objem dat, tak i nároky na technické prostředky. Dokumenty obsahující digitální podpis není možné v budoucnu měnit a tudíž ani migrovat. Zcela zásadní je, že platí stejná pravidla pro archivaci dokumentů bez ohledu na jejich formu.
V případech, kdy elektronické dokumenty jsou využívány jako „kopie" originálních písemností a disponujeme v rámci životního cyklu dokumentu oběma formami, máme větší volnost a menší nároky z hlediska jejich úschovy a archivace. V případech, kdy dokument existuje pouze v elektronické podobě, se nejvíce projevuje riziko vyplývající z neprověřenosti dlouhodobé životnosti současných technických prostředků.
Každý dokument prochází určitým životním cyklem - zjednodušeně řečeno od jeho vzniku až po okamžik skartace a v případě archiválií uložením do archivu. Dokument má určité atributy a v rámci jeho životního cyklu nabývat i dalších atributů. Z hlediska povinností existuje řada právních předpisů, které upravují povinnosti výstavci, případně držiteli/uživateli dokumentu řadu povinností. Nikdy nelze na doklad nahlížet tak, že slouží pouze k jedinému účelu a nerespektovat ustanovení ostatních právních předpisů.